Organizacja wiedzy to ogólny proces „organizowania” i porządkowania wszystkich informacji i wiedzy gromadzonych przez firmę lub firmę. W ten sposób firma może znacznie łatwiej pozyskać dane i zasoby w razie potrzeby. Proces ten pomaga również firmie określić, ile posiada wiedzy, a ile jej brakuje. Koncepcja organizacji wiedzy potraktowała zatem „wiedzę” jako zasób, który należy chronić i powiększać z korzyścią dla firmy.
Metoda organizacji wiedzy obejmuje kilka etapów, które mogą zachodzić zarówno w sposób nakładający się, jak i jednocześnie. Pierwszym krokiem jest klasyfikacja, w której dokumenty można najpierw posortować i pogrupować według wspólnych czynników. Następnie następuje mapowanie wiedzy, w którym identyfikowane są wszystkie potencjalne źródła wiedzy — ludzie, instytucje i technologia. Pomaga to w zwiększaniu ilości i jakości dostępnej wiedzy.
Indeksowanie całej wiedzy to kolejny krok do organizacji wiedzy. Na tym etapie przechowywane są wszystkie zebrane dane i dokumenty. Zazwyczaj kategoryzacja odbywa się jednocześnie z indeksowaniem, aby zidentyfikować i oznaczyć wszystkie grupy wiedzy, które zostały pierwotnie sklasyfikowane. Wykonanie tych kroków może być trudne do wykonania ręcznie, więc firmy zwykle korzystają z oprogramowania komputerowego i aplikacji, aby ułatwić sobie zadania. Programy komputerowe są również bardziej dostępne pod względem wyszukiwania i odzyskiwania wszelkiego rodzaju dokumentów i „wiedzy”.
Organizacja wiedzy zajmuje się nie tylko wiedzą, którą można wnieść do firmy, ale także wiedzą i informacją istniejącą w samej firmie. Przykładami wiedzy wewnętrznej są oceny pracowników, diagramy przepływu pracy i roczne sprawozdania finansowe. Cała ta wiedza pomaga firmie określić, gdzie leżą jej mocne strony oraz jak zmniejszać i poprawiać swoje słabości. Gdy cała istotna wiedza jest obecna, kluczowi funkcjonariusze mogą prowadzić spotkania i konferencje w ramach organizacji wiedzy.
Praktyka ta jest ważna nie tylko dla firm i dziedzin związanych z biznesem, ale jest również cenna w instytucjach, archiwach historycznych i muzeach. Nawet biblioteki stosują tradycyjny typ organizacji wiedzy za pomocą kart katalogowych i indeksów, na długo przed pojawieniem się komputerów. Szczególnie muzea potrzebują uporządkowania całej zgromadzonej wiedzy, aby zapewnić, że wszystkie dane są autentyczne, wiarygodne i dostępne dla społeczeństwa. Nawet encyklopedie i almanachy są codziennymi przykładami zastosowania organizacji wiedzy. Podsumowując, wszystkie organizacje i przedsięwzięcia, które opierają się na wiedzy, potrzebują procesu organizacji wiedzy, aby wszystkie istotne dane były łatwe do gromadzenia, wyszukiwania i zrozumienia.