Outsourcing płac to praktyka biznesowa polegająca na zawieraniu umowy z usługą biznesową w celu obsługi wszystkich funkcji związanych z płacami firmy. Korzystanie z usługi outsourcingu umożliwia zarządzanie procesem płacowym bez konieczności utrzymywania dużego działu płac. Dostawcy usług płacowych zarządzają tak różnorodnymi funkcjami, jak naliczanie wynagrodzeń, potrącanie podatków, dystrybucja wstrzymanych środków do odpowiednich agencji rządowych oraz bezpośrednie wpłacanie wynagrodzeń netto na rachunki bankowe pracowników.
Istnieje wiele powodów, dla których firma może zdecydować się na opcję outsourcingu płac. Najczęściej jest to oszczędność czasu i pieniędzy na obsługę zadań finansowych związanych z listą płac. Zawierając umowę z zewnętrznym dostawcą, można ograniczyć zespół płacowy do jednej lub dwóch osób w firmie. Często te dwie wyznaczone osoby są upoważnione do dostarczania podstawowych danych do usługi płacowej, która następnie zajmuje się resztą szczegółów. W rezultacie nie ma potrzeby, aby ktokolwiek spędzał większość tygodnia pracy na obliczaniu stawek godzinowych, podatkach i zajmowaniu się różnymi rodzajami spraw związanych z potrącaniem podatku.
Ponieważ większość usług outsourcingu płac oferuje opcję cięcia czeków lub wpłaty bezpośredniej, każdy pracownik może wybrać preferowany format. Po wybraniu czeków są one zazwyczaj wysyłane kurierem do klienta, który następnie rozsyła je do pracowników. W sytuacjach, gdy wybrana jest opcja wpłaty bezpośredniej, pracownicy często zauważają, że ich pieniądze trafiają na ich konto wieczorem przed ich faktycznym terminem wypłaty lub wcześniej w standardowym terminie wypłaty.
Kolejną korzyścią z korzystania z usługi outsourcingu płac jest to, że pracodawca nie musi nadążać za zmianami w przepisach wpływających na naliczanie podatków. Ponieważ usługa outsourcingu stale aktualizuje swoje dane, aby zachować zgodność z obowiązującymi przepisami, pracodawca nigdy nie musi się martwić o poniesienie opłat za opóźnienia i inne kary z powodu nieprawidłowego obliczenia należnych podatków. Już sama ta korzyść może zaoszczędzić dużej korporacji znaczną ilość pieniędzy w ciągu roku.
Outsourcing płac uniemożliwia również pracodawcy radzenie sobie z problemami technologicznymi. Ponieważ lista płac jest przetwarzana poza siedzibą firmy, nigdy nie ma potrzeby uaktualniania oprogramowania do obsługi płac ani poświęcania czasu i pieniędzy na usterki programu lub sprzętu lub jakiekolwiek problemy systemowe, które mogą wystąpić i spowolnić proces płacowy. Dzięki temu pracownicy są konsekwentnie opłacani na czas i są zadowoleni.
Podczas gdy outsourcing płac oznacza regularne ponoszenie kolejnych wydatków biznesowych, nawet małe firmy często stwierdzają, że korzystanie z tego rodzaju usług oszczędza czas i pieniądze każdego miesiąca. Większość dostawców outsourcingu oferuje kilka różnych planów płacowych, które prawdopodobnie będą idealne dla firm różnej wielkości. Jeśli chodzi o wygodę, aktualność ewidencji płac i dokładność potrącania podatku, skorzystanie z usługi outsourcingu płac ma sens.