Parafraza występuje, gdy osoba próbuje przekazać cytat z tekstu lub innej osoby bez użycia dokładnie tych samych słów. Cytat to dosłowne przedstawienie tego, co ktoś powiedział, podczas gdy parafraza zawiera to samo znaczenie, ale nie te same słowa. Może istnieć wiele powodów, by parafrazować kogoś innego, na przykład odnosić się do czegoś, co ktoś powiedział, nie mając pod ręką tekstu lub cytatu. Odbywa się to często w nieformalnych przemówieniach, codziennych rozmowach oraz w okolicznościach, w których słowa osoby nie zostały nagrane.
Są one również używane, gdy pisarz lub student chce wykorzystać dużą ilość tekstu ze źródła, ale nie może zacytować go w całości, ponieważ przekracza rozsądny limit. W tych okolicznościach parafraza jest używana, aby tekst wyglądał mniej jak oryginał, ale nadal zawierał te same istotne informacje. Różni się to od plagiatu, w którym ktoś pisze słowo w słowo to, co ktoś inny powiedział lub napisał. Patchworkowa parafraza zmieniłaby znaczną część zdania, ale nie całość. Jeśli jest to esej, praca dyplomowa lub płatny artykuł do publikacji, może to zostać odebrane jako plagiat.
Parafraz można użyć do odwrócenia zdania w celu zmiany punktu widzenia lub zamiany przedmiotu i podmiotu. Tego rodzaju celowe przerabianie zdania nie powinno być uważane za plagiat. Najlepiej to zrobić, jeśli frazę lub tekst jest podzielony na główne punkty i całkowicie zrozumiany przed ponownym opracowaniem.
Na przykładzie Horatio Nelsona można zobaczyć, jak działa parafraza. Jeden z jego wielu cytatów zawiera wiersz „Coś należy pozostawić przypadkowi; nic nie jest pewne w walce na morzu przede wszystkim.” Nelson uważa, że admirał nie może planować na każdą ewentualność, gdy angażuje się w walkę, zwłaszcza taką, jaka toczyła się na pełnym morzu. Poprzednie zdanie jest parafrazą. Żaden element zdania nie jest taki sam jak cytat, ale przekazuje to samo znaczenie.
Używając jeszcze raz cytatu Nelsona, zdanie można całkowicie przerobić, zachowując jednocześnie pomysły Nelsona w grze. Nelson chciał powiedzieć, że admirał nie może wszystkiego zaplanować, ale dotyczy to również każdego, kto próbuje coś zaplanować. Wierzył też, że podczas walki na morzu wydarzenia mogą być jeszcze mniej przewidywalne niż w innych okolicznościach. Nelson mógłby powiedzieć, że „szczególnie w przypadku potyczek morskich, takich jak manewry między flotami wroga, każda próba zaplanowania czegokolwiek w najdrobniejszych szczegółach jest skazana na niepowodzenie, więc przywódca lub admirał musi pozostawić sprawy poza ich kontrolą losowi. ”.