Pieczęć firmowa to pieczęć urzędowa, którą firma może używać na niektórych rodzajach dokumentów, w zależności od kraju, w którym prowadzi działalność. Pieczęcie mają większą wagę niż pojedyncze podpisy, ponieważ reprezentują firmę jako całość, a nie agenta działającego w imieniu firmy. W niektórych krajach, takich jak Wielka Brytania i Kanada, pieczęcie nie są powszechnie używane, z wyjątkiem pewnych formalnych sytuacji. W innych, takich jak Japonia i Indie, na niektórych rodzajach dokumentów mogą być wymagane pieczęcie w celu nadania im oficjalnego charakteru.
Projekt pieczęci firmowej może być dość zmienny. Urządzenie musi być stosunkowo proste, aby było wyraźnie widoczne po wytłoczeniu lub odbiciu. Można dołączyć wariant na logo firmy, wraz z nazwą firmy i innymi elementami dekoracyjnymi. Pieczęć powinna być na tyle charakterystyczna, aby była łatwa do zidentyfikowania. Jeśli inna firma ma podobną nazwę lub logo, można dodać cechy wyróżniające pieczęć. Sprzęt do produkcji plomb jest przechowywany w bezpiecznym miejscu, aby zapobiec fałszowaniu dokumentów prawnych.
Jednym z powszechnych zastosowań firmowych pieczęci są czyny. Prawo może wymagać pieczęci i podpisów, aby było jasne, że akt jest wykonywany przez firmę, a nie przez agenta. Może to zapobiec sytuacjom, w których agenci działają niezależnie i wbrew interesom spółki lub wyrażonym życzeniom członków zarządu i akcjonariuszy. Pieczęć oznacza akty i związane z nimi dokumenty jako oficjalne, umożliwiając urzędnikom formalne rejestrowanie zmian własności.
Certyfikaty giełdowe, obligacje i inne papiery wartościowe wyemitowane przez firmę mogą być również oznaczone pieczęcią firmy. Może to być wymagane przez prawo lub konwencję, w zależności od kraju. Pieczęć firmowa na takich dokumentach potwierdza ich oficjalny charakter i zapewnia, że ich zaangażowanie inwestycyjne w spółkę zostało prawidłowo odnotowane przez urzędnika firmy. Zazwyczaj pieczęć jest podniesiona i może mieć wysoki kontrast, aby upewnić się, że będzie widoczna podczas tworzenia kopii dokumentów.
Pieczęć firmowa na oficjalnych dokumentach jest łatwa do zidentyfikowania. Zwykle jest okrągły i może być wytłoczony lub wykonany poprzez naklejenie na dokument naklejki lub plakietki. W niektórych przypadkach pod pieczęcią umieszczany jest podpis. Podpis wskazuje, że funkcjonariusz firmy umieścił pieczęć i zatwierdził dokument, tworząc kolejną warstwę weryfikacji i bezpieczeństwa, aby upewnić się, że dokument jest oficjalny.