Plan przepływów pieniężnych to konkretny zarys oczekiwanych wpływów lub wypływów w przyszłych okresach. Z planów tych będą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i firmy, choć nieco inaczej pod względem formy i funkcji. Podczas gdy osobisty plan przepływów pieniężnych często koncentruje się na tworzeniu osobistego budżetu opartego na płacach i wydatkach gospodarstwa domowego, biznesowy plan gotówkowy może zawierać budżet, plan struktury kapitału dla finansowania dłużnego i kapitałowego, obliczenia wartości bieżącej netto dla nowych możliwości biznesowych i inne szczegółowe prognozy lub formuły.
Osoby fizyczne zazwyczaj rozpoczynają plan przepływu środków pieniężnych, wymieniając całkowity miesięczny dochód, jaki uzyskują z pracy, odsetki otrzymane od inwestycji i inne źródła gotówki. Plan będzie zawierał również budżet, który przedstawia szczegółową listę wszystkich wydatków w określonym przedziale czasowym. Wydatki obejmują spłatę czynszu lub kredytu hipotecznego, spłatę kredytu samochodowego, żywność, odzież, ubezpieczenie, usługi komunalne, opłaty za opiekę nad dzieckiem lub szkołę oraz różne przedmioty. Osoby fizyczne mogą tworzyć oczekiwany budżet lub budżet oparty na informacjach historycznych. Tak czy inaczej, jednostki będą miały jasny obraz przepływów pieniężnych związanych z ich stylem życia.
Większość firm korzysta z funkcji zarządzania gotówką w ramach swojego planu przepływów pieniężnych. Funkcja zarządzania gotówką może być wyznaczonym obowiązkiem konkretnego pracownika lub może być zbiorem dodatkowych zadań związanych z obowiązkami pracownika. Chociaż firmy będą również wykorzystywać budżety w ramach swoich planów, często są one dość obszerne. Firmy zazwyczaj tworzą budżety na podstawie wydatków wydziałowych. Dlatego działy sprzedaży, księgowości, produkcji, informatyki i marketingu będą miały określony budżet. Każdy z tych indywidualnych budżetów zostanie następnie połączony w jeden duży budżet główny, w którym zostaną przedstawione wszystkie przyszłe wydatki na nadchodzący rok.
Innym aspektem planu przepływów pieniężnych firmy jest jej struktura kapitałowa. Większość firm korzysta z kombinacji finansowania dłużnego i kapitałowego, aby płacić za zakupy biznesowe na dużą skalę. Finansowanie zewnętrzne pozwala firmie na zatrzymanie gotówki ze standardowej działalności na regularne wydatki. Każda część struktury kapitałowej w inny sposób wpłynie na przepływy pieniężne firmy. Na przykład tradycyjna pożyczka bankowa często wymaga od firm przestrzegania ścisłego harmonogramu spłat, który obejmuje dokonywanie płatności na zasadzie pożyczki i odsetek w stałych odstępach czasu. Finansowanie kapitałowe jest zwykle bardziej elastyczne. Firmy mogą skorzystać z umowy inwestycyjnej z inwestorami venture capital, aby zapewnić określone warunki inwestycji. Pozwala to firmie uniknąć natychmiastowych wypływów gotówki poprzez comiesięczne spłaty. Najczęściej firmy będą spłacać inwestycje w wyznaczonym miejscu w przyszłości.