Planer imprez firmowych może być niezbędny do planowania, przygotowania, koordynowania i zarządzania imprezą firmową. Niektóre wydarzenia odbywają się na dużą skalę i mogą kosztować firmę bardzo dużo pieniędzy. Imprezy na dużą skalę mogą wymagać zespołu planistów. Inne imprezy firmowe mają mniejszy charakter i mogą potrzebować tylko jednej osoby do zaplanowania wydarzenia.
Istnieje wiele różnego rodzaju wydarzeń organizowanych przez korporacje. Niektórzy mają wyjątkowe potrzeby kulturalne związane z ich wydarzeniem, a inni mają konkretną wizję. To od organizatora wydarzeń korporacyjnych zależy, jakie wydarzenie chce zorganizować szef firmy. Mogą na przykład chcieć nieformalnego pikniku rodzinnego, gali z czarnymi krawatami, wyjątkowego karnawału lub zbiórki pieniędzy dla celebrytów.
Wszystkie ważne decyzje podejmie gospodarz korporacyjny; jednak planista da gospodarzowi kilka opcji. Na przykład planista może poinformować gospodarza, że zbiórka pieniędzy na cele charytatywne może się odbyć w hotelu, punkcie orientacyjnym miasta lub w centrum konferencyjnym. Gospodarz wybierze z listy jedną opcję lokalu. Jeśli gospodarz zdecyduje się na organizację wydarzenia w hotelu, planista wybierze następnie szereg opcji hotelowych — ponownie dając gospodarzowi możliwość dokonania świadomego wyboru.
Po podjęciu decyzji o rodzaju imprezy, organizator imprez firmowych musi iść do przodu i negocjować wszystkie aspekty imprezy. Oprócz zarezerwowania miejsca, za wszystkie szczegóły odpowiedzialny będzie korporacyjny planista imprez. Wybór firmy cateringowej, rezerwacja rozrywki, zorganizowanie lokalnych wycieczek, zarządzanie księgowością wydarzeń i konfiguracja sprzętu audiowizualnego mogą należeć do obowiązków planisty. Ponadto, jeśli na wydarzenie są goście spoza miasta, organizator może potrzebować zorganizować podróż, na przykład przelot i transport naziemny, oraz pomóc gościom w uzyskaniu paszportu lub wizy.
W dniu imprezy firmowy event planner zadba o to, aby wszystko przebiegło sprawnie. Wszelkie usterki będą obsługiwane i rozwiązywane przez planistę. Chociaż może to być stresujące dla planisty, gospodarz korporacyjny nie powinien odczuwać żadnego stresu.
Zatrudnienie organizatora imprez firmowych może początkowo wydawać się niepotrzebnym wydatkiem; jednak w rzeczywistości może zaoszczędzić pieniądze korporacji. Jeśli członek personelu musiał poświęcić trochę czasu na zaplanowanie wydarzenia, nawet tego na małą skalę, jej obowiązki służbowe mogą mieć niższy priorytet. Planista imprez firmowych jest przeszkolony, aby wykonywać niezliczone rozmowy telefoniczne, spotykać się z różnymi dostawcami i finalizować szczegółowe ustalenia, oszczędzając pracownikom firmy przed kłopotami.