Poufność w miejscu pracy to ramy procedur i zasad obowiązujących w miejscu pracy, które mają na celu zachowanie integralności poufnych lub potencjalnie zagrażających informacji przetwarzanych w miejscu pracy. W przypadku niektórych rodzajów informacji istnieją przepisy dotyczące postępowania z nimi, mające na celu zachowanie prywatności osób ufających firmom w zakresie informacji poufnych. W przypadku innych żadne konkretne przepisy nie narzucają praktyk związanych z przetwarzaniem informacji, ale miejsce pracy opracowuje najlepsze praktyki na podstawie tego, że informacje powinny być chronione.
Informacje poufne przetwarzane w miejscu pracy obejmują takie dane, jak rejestry klientów, planowanie i prognozowanie biznesowe, rejestry pracowników oraz informacje zebrane w trakcie prac badawczo-rozwojowych. Poufność w miejscu pracy wymaga zidentyfikowania i zabezpieczenia tych informacji, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi lub ujawnieniu informacji i obejmuje wszystko, od zasad dotyczących korzystania z Internetu w miejscu pracy po umowy o zachowaniu poufności zawarte w umowach z pracownikami.
Naruszenia poufności w miejscu pracy mogą skutkować szeregiem problemów. Klienci zwykle nie współpracują z firmami, które uważają za niewiarygodne, a konsumenci mogą szczególnie ostrzegać ludzi przed firmami, które niewłaściwie obchodziły się z prywatnymi informacjami, takimi jak adresy, rejestry zakupów i numery kart kredytowych. Firmy mogą również doświadczyć kompromisów w swoich długoterminowych planach biznesowych, jeśli informacje o opracowywanych produktach lub pomysłach, które firma rozważa, zostaną opublikowane przedwcześnie.
Wiele firm musi gromadzić informacje w ramach swojej pracy, od szpitali prowadzących dokumentację pacjentów po dostawców usług internetowych rejestrujących ruch w celach badawczych i identyfikujących nieautoryzowane działania. Klienci zdają sobie sprawę, że te informacje muszą być gromadzone, aw zamian oczekują pewnego stopnia poufności. Opracowywanie zasad, takich jak przechowywanie informacji w zamkniętych obszarach przechowywania i ograniczanie dostępu do osób posiadających uprawnienia lub potrzeby, jest ważne dla zachowania poufności informacji.
Miejsca pracy mają również rejestry pracowników, które zawierają informacje identyfikujące pracowników, dokumentację statusu imigracyjnego, rejestry płac, rejestry wyników i tak dalej. Działy zasobów ludzkich muszą również zachować poufność w miejscu pracy, aby chronić te informacje i zapobiegać ich wykorzystywaniu w niewłaściwy sposób. Nieuczciwe wykorzystanie informacji o pracownikach może skutkować pozwem o naruszenie prywatności.
W miejscach pracy, w których przepisy dotyczące poufności określają sposób przetwarzania, przechowywania i obsługi informacji, pracownicy mogą odbyć szkolenie w zakresie poufności w miejscu pracy, aby dowiedzieć się, jak właściwie obchodzić się z informacjami. Szkolenie to służy zapoznaniu pracowników z odpowiednimi przepisami prawa oraz procedurami stosowanymi w danej firmie w celu przestrzegania prawa. Przeszkoleni pracownicy mogą być również zaangażowani w szkolenie nowozatrudnionych pracowników oraz w opracowywanie zasad, procedur i podręczników pracowniczych.