Powiadomienie e-mail informuje o nadejściu nowej poczty i może odbywać się na wiele sposobów, w zależności od używanej aplikacji. Większość klientów poczty e-mail (oprogramowanie zarządzające pocztą e-mail) korzysta z plików dźwiękowych, animowanej ikony w zasobniku systemowym (w zasobniku systemowym), wyskakującego okienka lub ich kombinacji. Chociaż są dobre podczas pracy przy komputerze, nie są zbyt pomocne, jeśli jesteś w podróży. W takim przypadku specjalne oprogramowanie monitorujące może oferować zaawansowane opcje powiadamiania przez e-mail na telefon komórkowy, w tym wysyłanie wiadomości tekstowej na telefon komórkowy, uruchamianie alarmu w telefonie lub wysyłanie wiadomości na pager.
Sposób działania jest prosty. Aplikacja monitorująca działa w tle wraz z klientem poczty e-mail, który jest ustawiony na sprawdzanie nowej poczty w regularnych odstępach czasu, które zostały wstępnie skonfigurowane. Gdy nadejdzie nowa poczta, program monitorujący automatycznie wykorzystuje bramkę SMS (Short Message Service) do wysłania powiadomienia e-mail na Twój telefon komórkowy. Wiadomości SMS są używane praktycznie przez wszystkie firmy zajmujące się telefonią komórkową i pagery do przekazywania wiadomości tekstowych o długości do 160 znaków. Wiadomość tekstowa informuje, że masz nową pocztę i zawiera adres nadawcy i być może kilka pierwszych słów treści wiadomości. Zamiast wiadomości tekstowej możesz wybrać, czy program włączy alarm w telefonie komórkowym lub wyśle wiadomość na pager.
Oprogramowanie do powiadamiania pocztą elektroniczną jest niedrogie i łatwe do znalezienia za pomocą wyszukiwarki. To świetne rozwiązanie dla firm, które pozwala być na bieżąco z wiadomościami e-mail, które wymagają terminowych odpowiedzi. W rzeczywistości jest to tak wygodne, że prawie nie do pomyślenia, że opcje kontaktu z telefonem komórkowym lub pagerem nie znajdą się szybko w standardowych klientach poczty e-mail, negując potrzebę dodatkowego oprogramowania monitorującego.
Jeśli jesteś osobą w podróży, która potrzebuje szybkiej obsługi korespondencji e-mail, oprogramowanie do powiadomień e-mail na telefon komórkowy może być właśnie tym, czego szukasz, aby połączyć swój świat.