Rachunkowość środków trwałych to specyficzny proces, który śledzi wartość i zmiany w elementach używanych przez firmę do realizacji procesów biznesowych. Środki trwałe mogą obejmować wiele różnych przedmiotów, takich jak między innymi komputery, oprogramowanie, budynki, wyposażenie, wystrój biura lub pojazdy. Firma często posiada dział księgowości środków trwałych, który śledzi te pozycje, oblicza amortyzację i w razie potrzeby przeszacowuje pozycje zgodnie ze standardowymi zasadami rachunkowości. Większość firm tworzy zestaw wewnętrznych wytycznych, których należy przestrzegać podczas rozliczania środków trwałych w firmie.
Prawie wszystkie firmy posiadają lub wykorzystują w swojej działalności środki trwałe. Ważną częścią księgowania środków trwałych jest ustalenie limitu w dolarach, przy którym firma uzna przedmiot za aktywa, a nie za wydatek. Ta wytyczna znajduje się w standardowym podręczniku rachunkowości firmy i powinna odzwierciedlać krajowy standard rachunkowości dostarczony przez zarządzające organy rachunkowości. Firmy często ustalają limit na 500 lub 1,000 dolarów amerykańskich (USD) na ewidencjonowanie środków trwałych. Wszystko powyżej tego limitu dolara jest zatem atutem, a nie wydatkiem. Większość menedżerów lub pracowników wypełnia formularz, aby poprosić o pozycje zarejestrowane jako zasób. Dalsze zatwierdzenie jest konieczne do zarejestrowania pozycji jako środka trwałego w księdze rachunkowej.
Aby prawidłowo rejestrować aktywa, księgowi muszą wycenić pozycję według wartości księgowej lub wartości rynkowej zgodnie z krajowymi standardami rachunkowości. Wartość rynkowa jest zwykle wykorzystywana w przypadku budynków, pojazdów, sprzętu lub gruntów; wszystko inne ma wartość księgową, która jest kwotą zapłaconą przez firmę w celu nabycia aktywów. Drugim krokiem do księgowania środków trwałych jest ustalenie, czy składnik aktywów podlega amortyzacji. Ponownie, krajowe standardy rachunkowości zapewnią wytyczne dotyczące aktywów podlegających amortyzacji, których firma powinna przestrzegać podczas tworzenia wewnętrznej polityki rachunkowości. Jeśli podlega amortyzacji, księgowi środków trwałych ustalają harmonogram amortyzacji dla każdego kwalifikowanego środka trwałego.
Dział księgowości środków trwałych firmy jest również odpowiedzialny za zarządzanie środkami trwałymi w firmie. Księgowi mogą być zmuszeni do przeprowadzenia inwentaryzacji i fizycznego przeglądania każdego środka trwałego w księdze rachunkowej firmy. Proces ten może być realizowany kwartalnie lub corocznie, w zależności od ilości środków trwałych w firmie. Ma to na celu zapewnienie, że zasób znajduje się tam, gdzie powinien i jest w dobrym stanie. Aktywa, które nie są już potrzebne firmie, są wymienione jako zapis dotyczący zbycia w księdze rachunkowej, a firma musi następnie zbyć aktywa.