Ewidencja środków trwałych to rejestr wszystkich aktywów posiadanych przez firmę, które mają być wykorzystywane do celów biznesowych, a nie sprzedawane z zyskiem. Taka ewidencja jest wymagana przez prawo w Stanach Zjednoczonych do celów podatkowych. Prowadzenie ewidencji środków trwałych obejmuje gromadzenie szczegółowych informacji o wszystkich posiadanych przez firmę środkach trwałych. Przykładami środków trwałych są maszyny i urządzenia wykorzystywane do wytwarzania produktów oraz grunty i lokale, na których prowadzona jest działalność.
W trakcie swojego istnienia firma musi kupować różne przedmioty, które pozwalają jej na prowadzenie działalności. Przedmioty te są własnością firmy i są oddzielone od towarów i usług, które firma sprzedaje swoim klientom. Elementy te, znane również jako aktywa trwałe, muszą być śledzone przez cały czas, nie tylko ze względu na zgodność z przepisami podatkowymi, ale także po to, aby firma mogła poznać koszty związane ze wszystkimi jej aktywami. W takiej sytuacji dokładna ewidencja środków trwałych jest kluczowa w działalności każdego przedsiębiorstwa.
Najbardziej oczywistym elementem każdego rejestru środków trwałych jest szczegółowy wykaz wszystkich pozycji, które kwalifikują się jako środki trwałe. Aktywa te nie mogą być łatwo sprzedane za gotówkę, ani nie są do tego przeznaczone. Przykładem środka trwałego byłaby na przykład maszyna użyta do wytworzenia konkretnego produktu. Środki trwałe mogą również obejmować mniej konkretne przedmioty, takie jak prawa autorskie lub patenty, ponieważ przedmioty te mają swoją własną wartość.
Wycena majątku znajdującego się w posiadaniu firmy jest również niezbędną częścią ewidencji środków trwałych. Jest to niezbędne ze względów podatkowych, a także może być przydatne dla firmy, jeśli chodzi o wiedzę, jaki rodzaj ubezpieczenia jest niezbędny do ochrony środków trwałych. Firma dokonująca wyceny posiadanych środków trwałych musi również uwzględnić amortyzację. Amortyzacja to wartość, którą składnik aktywów traci w czasie, gdy jest używany, a firmy mogą odpisać utratę tej wartości w swoich zeznaniach podatkowych.
Efektywna ewidencja środków trwałych będzie zawierać możliwie najwięcej szczegółowych informacji o majątku. Powinno to obejmować lokalizację przedmiotów, miejsce ich zakupu oraz terminy konserwacji przedmiotów. Numery seryjne i kody kreskowe umożliwiają łatwe śledzenie wszystkich pozycji do ich źródeł iz tego powodu są one zwykle umieszczane w rejestrach.