Równanie księgowe reprezentuje podstawowe równanie związane z rachunkowością podwójnego zapisu. Zasadniczo to równanie określa wzór na przedstawienie relacji, która istnieje między aktywami, pasywami i wartością netto. Jako najpowszechniejsze ze wszystkich równań bilansowych, równanie księgowe ma również fundamentalne znaczenie dla nauki prawidłowego odczytywania i wykorzystywania bilansu.
Aby zrozumieć, jak działa równanie księgowe, ważne jest, aby zrozumieć, co oznacza każdy z trzech podstawowych elementów wymienionych w równaniu. Aktywa odnoszą się do wartości towarów lub produktów będących w posiadaniu właściciela. Zobowiązania stanowią kwotę środków pieniężnych lub środków pożyczonych w celu nabycia aktywów. Wartość netto to wartość finansowa jednostki pomniejszona o wszelkie niespłacone długi wobec podmiotów zewnętrznych. Zasadniczo celem równania księgowego jest dotarcie do tego końcowego składnika wartości netto lub, jak to się czasem nazywa, kapitału własnego.
Aby zilustrować sposób, w jaki to równanie działa w celu określenia wartości netto, załóżmy, że inwestor ma obecnie wartość netto w wysokości dwóch tysięcy dolarów, bez bieżących zobowiązań. Właściciel decyduje się na zakup nowego majątku za kwotę tysiąca dolarów. Aby nabyć aktywa, właściciel zdecydował się wykorzystać pięćset dolarów aktywów, które były już w jego posiadaniu, a następnie pożyczyć pięćset dolarów, aby sfinalizować zakup. Zakładając, że nie ma amortyzacji związanej z nabytym aktywem, właściciel ma teraz kontrolę nad aktywami o łącznej wartości trzech tysięcy dolarów amerykańskich (USD). Jednak ma teraz zobowiązania w wysokości pięciuset dolarów. Da to wartość netto w wysokości dwóch tysięcy pięciuset dolarów. Dopóki suma wartości netto i zobowiązań jest równa aktywom, wszystko jest w porządku w procesie księgowania.
Mówiąc najprościej, równanie księgowe ilustruje, że wartość netto określa się, biorąc wartość posiadanych aktywów bieżących i odejmując wartość wszelkich bieżących zobowiązań. Jeśli chodzi o użycie równania księgowego jako podstawowego równania bilansu, oznacza to, że dolna linia bilansu zawsze będzie pokazywać wartość netto osoby lub podmiotu. Dopóki ostateczna wartość netto i kwota pasywów równoważą się z aktywami, wszystko jest w porządku. Jeśli jednak połączenie zobowiązań i wartości netto nie jest równe sumie aktywów, coś jest nie tak w procesie księgowania i należy natychmiast przeprowadzić dochodzenie w celu wykrycia źródła nierównowagi.