Rozliczenie gotówki to proces wykorzystywany do porównywania sald znalezionych między księgami a ilością gotówki w kasie. Takie podejście jest konieczne w przypadku firm prowadzących kasę podręczną, a także do uzgadniania środków na rachunkach bankowych z saldami wykazanymi w księgach rachunkowych. Podstawową ideą uzgadniania środków pieniężnych jest uwzględnienie wszystkich zasobów gotówkowych i upewnienie się, że nie ma wątpliwości co do pieniędzy otrzymanych lub wydanych w rozpatrywanym okresie.
Rozliczenie gotówkowe może zostać przeprowadzone w dowolnym momencie. Nie jest niczym niezwykłym, że firmy, które prowadzą kasę drobną na szybkie zakupy przedmiotów po określonej cenie, przeprowadzają pojednanie z drobną gotówką przynajmniej raz w tygodniu. W niektórych przypadkach proces uzgadniania gotówki w kasie z księgami rachunkowymi może odbywać się codziennie. Decyzja o tym, jak często angażować się w tego typu rozliczenia, zależy od ilości transakcji wykonywanych każdego dnia lub tygodnia oraz rodzaju rachunków pieniężnych.
Chociaż proces przeprowadzania uzgadniania gotówki będzie się różnić w zależności od ustawienia, istnieje kilka podstawowych zasad, które mogą mieć zastosowanie w każdej sytuacji. Pierwszy krok zazwyczaj obejmuje policzenie faktycznej gotówki w kasie w celu określenia kwoty, którą można natychmiast zweryfikować. Podczas uzgadniania salda środków znajdujących się w kasie zwykle oznacza to najpierw zsumowanie kwoty waluty papierowej w kasie, a następnie policzenie wszelkich monet, które również znajdują się w kasie. Służy to jako podstawa do dopasowania tych sum do kwot znalezionych w księdze rachunkowej.
Zazwyczaj rozliczenie środków pieniężnych zostanie przeniesione do księgi rachunkowej i księgowania niezbędnego do rozliczenia ostatnio dokonanych wpływów i wypłat z rezerw środków pieniężnych. Tutaj celem jest rozliczenie każdej z tych transakcji, księgowanie zarówno obciążeń, jak i kredytów w celu zidentyfikowania kwoty gotówki wykazanej na dzień bieżący. Najlepiej byłoby, gdyby liczba w księdze była zgodna ze stanem inwentarza z natury gotówki w kasie, co umożliwiłoby uznanie ksiąg za zbilansowane, a sumy za dokładne. W przypadku wystąpienia jakiejś rozbieżności należy podjąć kroki w celu zidentyfikowania w księgach błędów dodawania lub odejmowania lub próby uwzględnienia możliwości wypłaty środków pieniężnych, które nie zostały odnotowane w księgach.
Przy wszystkich formach uzgadniania gotówki możliwe jest stosunkowo szybkie zidentyfikowanie rozbieżności, co oznacza również, że problemy można rozwiązać, zanim mniejsze różnice doprowadzą do większych. Na przykład, przeprowadzenie uzgadniania stanu kasy rejestru na koniec każdego dnia roboczego znacznie przyczyni się do zapobieżenia wszelkiego rodzaju kradzieży, które mogą mieć miejsce, a także uwzględni wszelkie sytuacje, w których w kasie jest więcej gotówki, niż odzwierciedlają zapisy księgowe. . Wczesne rozpoznanie rozbieżności zwiększa możliwości szybkiego zidentyfikowania pochodzenia, dokonania niezbędnych korekt i posuwania się naprzód z dokładnym saldem gotówkowym.