Serwer pocztowy to komputer, który służy jako elektroniczny urząd pocztowy dla poczty e-mail. Poczta wymieniana w sieciach jest przekazywana między serwerami, na których działa specjalnie zaprojektowane oprogramowanie, które jest zbudowane wokół uzgodnionych, ustandaryzowanych protokołów obsługi wiadomości pocztowych, zawartych w nich grafik i plików załączników. Wszyscy dostawcy usług internetowych (ISP) mają serwery pocztowe do obsługi wiadomości pocztowych swoich klientów, czasami nazywane prywatnymi serwerami pocztowymi. Niektóre witryny oferują również publiczne usługi poczty e-mail, korzystając z własnych serwerów.
Klient poczty e-mail lub program pocztowy umożliwia użytkownikowi wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail poprzez komunikowanie się z serwerami pocztowymi. Istnieje wiele typów klientów poczty e-mail z różnymi funkcjami, ale wszystkie obsługują wiadomości e-mail i serwery w ten sam podstawowy sposób.
Po wysłaniu wiadomości e-mail program pocztowy kontaktuje się z serwerem pocztowym autora usługodawcy internetowego, aby przekazać mu wiadomość. Serwer nosi zwykle nazwę mail.[isp].com, chociaż może być nazwany po protokole Send Mail Transfer Protocol, smtp.[isp].com. Skanuje osadzone nagłówki wiadomości w poszukiwaniu informacji adresowych. Te nagłówki zwykle nie są widoczne w kliencie poczty e-mail, chyba że użytkownik skonfiguruje program tak, aby wyświetlał nagłówki, ale zawarte są tutaj krytyczne informacje.
Wiadomość e-mail jest wysyłana na adres, co może wiązać się z przejściem przez kilka routerów. Wiadomość jest faktycznie dzielona na dyskretne pakiety danych i ponownie składana po stronie odbiorczej. Routery to komputery, które odbierają dane sieciowe i przekierowują je najkrótszą możliwą ścieżką. Zakładając, że nic nie pójdzie nie tak, wiadomość e-mail dotrze do miejsca docelowego w ciągu kilku sekund lub minut od wysłania.
Gdy odbierający serwer pocztowy otrzyma wiadomość, przechowuje ją w wirtualnej skrzynce pocztowej. Poczta pozostanie tutaj, dopóki adresat nie użyje swojego klienta poczty e-mail w celu sprawdzenia nowej poczty. W takim przypadku program pocztowy kontaktuje się z serwerem odbierającym, czasami nazywanym serwerem pocztowym POP3 (dla Post Office Protocol 3), na przykład pop3.[isp].com lub po prostu mail.[isp].com. Gdy program pocztowy pyta o pocztę, sprawdza, czy są jakieś wiadomości zaadresowane do tego użytkownika. Jeśli zostanie znaleziony, serwer przesyła komunikaty do klienta zgodnie z żądaniem. Te znajdujące się na publicznych witrynach internetowych działają w taki sam sposób, jak serwery pocztowe ISP.
Z powodu dużej ilości niechcianej poczty e-mail zwanej spamem, niektóre serwery pocztowe są skonfigurowane tak, aby blokować określone zestawy adresów IP, z których otrzymano spam. Adres IP (protokół internetowy) to unikalny adres numeryczny, inny niż „adres odpowiedzi”, który jest często fałszowany w wiadomościach spamowych. Filtry spamu, bo tak się je nazywa, mogą działać na poziomie serwera, a także w ramach programu pocztowego, który oferuje taką funkcję. Programy pocztowe mogą również filtrować pocztę do folderów w miarę jej otrzymywania i zwykle wysyłają do serwera polecenie usunięcia zebranych wiadomości.
Serwery pocztowe często mają również filtry, które blokują użytkownikom wysyłanie dużej liczby zduplikowanych wiadomości pocztowych na wiele adresów w celu ograniczenia spamu. Listy mailingowe stanowią wyjątek i działają z innym oprogramowaniem, które identyfikuje ruch jako uzasadniony. Aby obejść programy blokujące spam, niektóre osoby próbują instalować serwery pocztowe na własnych komputerach. Wielu dostawców usług internetowych uważa to za naruszenie umowy, jak często stwierdza się w umowie dotyczącej warunków świadczenia usług. Komercyjne serwery pocztowe również wykorzystują filtry wirusów i trojanów.