Jedną z usług bankowych, które mogą być przydatne dla firm każdej wielkości, jest usługa skrytki. Zasadniczo skrytka to po prostu skrytka pocztowa, którą Twój bank zakłada dla Twojej firmy i którą bank będzie kontrolował. Otrzymujesz przelew na adres, który umożliwi Twoim klientom przesyłanie płatności za wszystkie faktury wystawione przez Twoją organizację bezpośrednio do skrytki. Z kolei Twój bank otworzy całą korespondencję, wpłaci czeki na Twoje konta i zapewni Ci dostęp elektroniczny, który pozwoli Ci zobaczyć codzienną aktywność. Krótko mówiąc, Twój bank staje się środkiem, dzięki któremu zbierasz należności i deponujesz je na swoim koncie operacyjnym, płacowym lub innym wyznaczonym koncie biznesowym.
Zabezpieczenie skrytki dla Twojej firmy ma kilka zalet. Jednym z najważniejszych jest bezpieczeństwo. Ogólnie rzecz biorąc, skrytki są chronione ponad i poza zwykłymi środkami bezpieczeństwa związanymi z posiadaniem skrytki pocztowej. Kiedy płatność dotrze do Twojej skrytki, szanse, że wpadnie w niepowołane ręce, są prawie zerowe. Może to zapewnić poczucie komfortu zarówno Tobie, jak i Twoim klientom.
Po drugie, procedura skrytki może znacznie ułatwić księgowanie płatności w systemie księgowym. Wiele banków jest w stanie podać szczegółowe informacje na temat zdeponowanych płatności, w tym zdjęcia czeków i wszelkich innych dokumentów dołączonych do czeku. Często codzienną partię paragonów można pobrać jako plik PDF i wykorzystać do ręcznego wprowadzania do systemu. Dzięki tej metodzie Twój zespół księgowy nie musi otwierać poczty i rozwiązywać czeków przed wprowadzeniem danych. Eliminuje również konieczność przygotowywania depozytu bankowego.
Możesz jednak zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, w zależności od rodzaju używanego oprogramowania księgowego. Wiele banków może dostarczyć rozdzielany raport, który można zaimportować bezpośrednio do niektórych systemów oprogramowania księgowego. Jeśli masz szczęście mieć kompatybilne oprogramowanie, zadanie księgowania płatności może zająć kilka chwil, nawet jeśli lista płatności sięga setek.
Trzecią zaletą systemu skrytek jest to, że masz historię kopii zapasowych swoich należności. Jeśli z systemem księgowym Twojego oprogramowania stanie się coś poważnego i stracisz część lub wszystkie dane, raporty historii aktywności skrytek mogą pomóc w rozpoczęciu procesu odbudowy. Oznacza to, że możesz szybko zaktualizować swoje konta klientów, a także zacząć rekonstruować raportowanie dochodów i wydatków miesiąc po miesiącu.
Chociaż skrytka nie spełnia żadnej funkcji, której nie mógłby dla Ciebie wykonać zespół księgowy, zalety zaoszczędzonego czasu, zapasowego źródła informacji i zwiększonego bezpieczeństwa sprawiają, że system skrytek jest bardzo atrakcyjną opcją. Skontaktuj się ze swoim bankiem już dziś i zobacz, co ma do zaoferowania w ramach programu skrytki.