Spotkanie inauguracyjne to spotkanie, na którym wszyscy odpowiedzialni członkowie zespołu są informowani o nowym projekcie. Działania mogą obejmować omówienie intencji projektu, ustalenie harmonogramu, podział kosztów i ograniczeń budżetowych oraz przypisanie obowiązków projektowych. Spotkania inauguracyjne często obejmują członków zespołu z kilku obszarów funkcjonalnych, a czasami mogą również obejmować przedstawiciela klienta.
Intencją spotkania inauguracyjnego jest zapewnienie, że projekt przebiega tak płynnie, jak to możliwe, poprzez upewnienie się, że wszyscy członkowie zespołu są na tej samej stronie. Takie spotkania są okazją dla kierownika projektu do podzielenia się informacjami o projekcie. Może to obejmować niepodważalne fakty, takie jak termin realizacji projektu, specyfikacje i budżet, ale może również obejmować miękkie informacje, takie jak dziwactwa i preferencje klienta.
Kierownik projektu jest często odpowiedzialny za zorganizowanie spotkania inauguracyjnego. Zwykle bierze na siebie odpowiedzialność za ustalanie i przestrzeganie porządku obrad. Obejmuje to planowanie czasu, w którym wszystkie wymagane strony mogą się spotkać; rezerwacja lokalizacji; a w przypadku długich spotkań, które odbywają się w przerwie południowej, zamawianie lunchu dla członków zespołu.
Podczas spotkania kierownik projektu zrobi dokładne notatki dotyczące wszystkich omawianych kwestii, podjętych decyzji i pytań, na które odpowie w późniejszym terminie. Będzie odpowiedzialna za zapewnienie, że wszyscy interesariusze zgadzają się na warunki, terminy i koszty oraz że w pełni rozumieją, czego się od nich wymaga. Następnie kierownik projektu powinien niezwłocznie rozesłać jasne, zwięzłe notatki ze spotkania.
Jedną z najważniejszych funkcji spotkania inauguracyjnego jest ustalenie listy rezultatów. Jest to lista wszystkich pozycji należnych klientowi i konkretnych działań potrzebnych do spełnienia każdego elementu dostawy. Na przykład rezultatem dostawy dla klienta może być wyprodukowanie znaku wejściowego dla lokalizacji detalicznej. Aby to osiągnąć, znak musi być zaprojektowany, materiały muszą być pozyskiwane i zamawiane, musi być wyprodukowane, jakość musi być zweryfikowana, a znak musi być wysłany i/lub zainstalowany. Specjalista ds. zamówień nie może zamawiać materiałów, dopóki projektant nie zaprojektuje znaku, a jeśli którykolwiek z tych kroków nie zostanie wykonany zgodnie z harmonogramem, instalator nie będzie w stanie dotrzymać terminu.
Przypisywanie zadań jest bardzo ważne dla tego procesu, dlatego notatki ze spotkania inauguracyjnego powinny zawierać listę czynności do wykonania, terminów i stron odpowiedzialnych. Jeśli którakolwiek ze stron ma problem z terminami, specyfikacjami lub cenami, spotkanie inauguracyjne jest odpowiednim momentem, aby go poruszyć. Spotkanie to zapewnia otwarte forum dla wszystkich zaangażowanych stron, aby upewnić się, że otrzymają to, czego potrzebują, aby stworzyć udany projekt.