Zamówienie zakupu to zobowiązanie do zakupu, dokument prawny przekazany sprzedawcy przez kupującego. Proces zamówienia rozpoczyna się od przypisania unikalnego numeru i dokumentu, który określa wszystkie aspekty procesu zakupu. Warunki umowy zamówienia mogą obejmować fracht, termin dostawy, koszt, opis towaru, oczekiwania dotyczące płatności i wiele innych.
Duzi czy mali producenci, którzy chcą ograniczyć ilość zapasów magazynowych, będą czekać na zamówienie od klienta, aby rozpocząć realizację zamówienia. Proces zamówienia rozpoczyna się od dokumentu od kupującego do sprzedawcy, który określa oczekiwania dotyczące produktu oraz warunki dostawy. Producent zazwyczaj wystawia wówczas zlecenie sprzedaży, które jest potwierdzeniem tych oczekiwań. Jeśli zamówienie zakupu i zamówienie sprzedaży są zgodne, ogranicza to odpowiedzialność obu stron, ponieważ zamówienie zakupu jest prawnie wiążącą umową zakupu.
Po wygenerowaniu zamówienia sprzedaży producent może rozpocząć pracę nad zamówieniem. Może to obejmować zakup materiałów, wynajem siły roboczej i modyfikację sprzętu. Proces zamówienia chroni producenta w przypadku, gdy kupujący zdecyduje się wycofać ze sprzedaży po pokryciu kosztów przez sprzedającego. Kupujący jest również chroniony tym procesem, ponieważ nie jest zobowiązany do przyjęcia lub zapłaty za towar, który nie spełnia oczekiwań określonych w dokumencie.
Proces zamówienia zakupu pomaga również usprawnić składanie zamówień, wymieniając wszystkie lub większość zmiennych zaangażowanych w proces zamawiania. Należą do nich opis towaru, przewidywany termin, dokładny koszt, warunki płatności, a nawet to, która strona jest zobowiązana do zapłaty kosztów frachtu. Proces ten jest szczególnie nieoceniony przy imporcie lub eksporcie, ponieważ wiele terminów stało się uniwersalnych w znaczeniu i łatwo identyfikowalnych przez inne kraje.
Wielu producentów wykorzystuje zamówienia do planowania budżetów przepływów pieniężnych z miesięcznym, a nawet letnim wyprzedzeniem. Cykl od daty wystawienia zamówienia do momentu dostawy i otrzymania płatności może być dość długi. Firma musi odpowiednio zaplanować swoje wydatki, aby móc realizować krótkoterminowe potrzeby gotówkowe, takie jak płace.
Po wystawieniu zamówienia zakupu i potwierdzeniu zamówienia sprzedaży rozpoczyna się praca. Proces kończy się dostawą towaru i wystawieniem faktury, choć niektórzy producenci wymagają całości lub części płatności przed dostawą. Po zaakceptowaniu towaru i opłaceniu faktury proces składania zamówienia jest zakończony.