Synchronizacja plików jest używana na komputerach w celu zapewnienia spójności plików, gdy jeden istnieje w kilku obszarach jednocześnie. Istnieją dwa sposoby przeprowadzania synchronizacji plików: synchronizacja jednokierunkowa i dwukierunkowa, a nazwy opisują wzajemne oddziaływanie plików. Jednym z powodów takiej synchronizacji jest upewnienie się, że nie ma konfliktu między różnymi wersjami pliku, ponieważ brak spójności może powodować błędy systemowe. Ułatwia to również i przyspiesza tworzenie kopii zapasowych plików, ponieważ potrzebna jest tylko jedna wersja, a nie wszystkie.
Wiele razy na komputerze znajduje się jeden plik, ale ten jeden plik znajduje się w kilku miejscach na dysku twardym. Zwykle dzieje się tak, ponieważ plik jest kopiowany i umieszczany w innym miejscu, dzięki czemu dwa pliki mogą istnieć w różnych miejscach. Pliki zwykle są oznaczone jako źródło i kopia, przy czym źródłem jest oryginalny plik. Przeprowadzając synchronizację plików, zapewnia to, że dwa pliki są dokładnie takie same.
Istnieją dwie różne metody synchronizacji plików. Odmiana jednokierunkowa, która polega na tym, że plik źródłowy jest używany jako szablon, a pliki kopii są podobne do źródła, jest mniej powszechna z tych dwóch. W tym schemacie żadne aktualizacje ani zmiany nie są wykonywane na źródle, tylko na kopiach. W przypadku bardziej popularnej metody dwukierunkowej wersja źródłowa może zostać zaktualizowana; jest to bardziej powszechne, ponieważ umożliwia użytkownikowi pracę z plikiem kopii przy jednoczesnym zachowaniu aktualizacji i spójności pliku źródłowego.
Najczęstszym powodem przeprowadzania synchronizacji plików jest upewnienie się, że nie występują błędy spójności. Gdy istnieją dwie wersje tego samego pliku, ale jedna znacznie różni się od drugiej, może to spowodować pomylenie systemu. Zwykle powoduje to problemy z pojedynczym plikiem, ale jeśli ten plik jest ważny dla komputera, może powodować ogromne błędy. Na przykład, jeśli plik kontroluje sposób uruchamiania komputera, może to spowodować bardzo utrudnione uruchamianie komputera.
Innym powodem synchronizacji plików jest zwiększenie szybkości tworzenia kopii zapasowych. Podczas wykonywania kopii zapasowej każdy plik jest zwykle potrzebny lub kopia zapasowa będzie niekompletna. Jeśli pliki są zsynchronizowane, oddzielne kopie nie są potrzebne. Zmniejsza to ogólną ilość pamięci potrzebnej do tworzenia kopii zapasowej, co z kolei przyspiesza działanie kopii zapasowej.