System przepływu środków pieniężnych to system zarządzania, który pozwala administratorowi lub kierownikowi na ścisłe monitorowanie przepływu środków pieniężnych i upewnienie się, że jest on odpowiedni. Podczas gdy firmy zarabiają, kupując i sprzedając produkty lub usługi, pieniądze, które napływają, są często bardzo ważne. Klienci mogą być zobowiązani do płacenia tylko raz na jakiś czas, ale rachunki i listy płac mogą wymagać opłacenia przed otrzymaniem tych płatności.
Dla małych firm, które zatrudniają zaledwie kilku pracowników, zarządzanie systemem przepływu środków pieniężnych może być rzeczą łatwą, ale jeśli i kiedy firma zacznie się rozwijać, może to szybko stać się trudniejsze. Pracownicy są uzależnieni od pieniędzy, które otrzymują, a jeśli ich nie ma, ponieważ nie ma wystarczającej liczby płac, to nie tylko wpłynie to na morale, ale może doprowadzić do wysokich obrotów. Rachunki, których nie można zapłacić, mogą uniemożliwić dostawcom dostawy. Nawet jeśli model biznesowy jest solidny, jeśli problemem jest przepływ środków pieniężnych, firma może być w poważnych tarapatach.
Dobry system przepływu środków pieniężnych przyjrzy się wszystkim tym kwestiom, zwracając szczególną uwagę na należności, pieniądze należne firmie i zobowiązania, pieniądze, które firma jest winna komuś innemu, np. dostawcy lub usługodawcy. Lista płac może również należeć do należności, ale ta część działalności jest zwykle poświęcona rachunkom zewnętrznym. Może istnieć sposób na zarządzanie tymi kontami, na przykład restrukturyzacja cykli rozliczeniowych, tak aby firma otrzymywała bardziej stały dopływ i odpływ.
Ważne jest również zarządzanie gotówką w kasie. Oszczędzanie tych pieniędzy jako tymczasowego środka na opłacenie rachunków do czasu ich uzupełnienia jest powszechną strategią. Nazywa się to często funduszem rezerwowym i jest używany do czasu, gdy przepływ gotówki może go uzupełnić, działając podobnie jak zbiornik w systemie wodnym. Pieniądze mogą być przechowywane na oprocentowanym koncie, aby stworzyć nawet niewielki dochód rezydualny dla firmy. Fundusz rezerwowy nie jest kontem awaryjnym, ale częścią systemu.
Osoby, które same mają problem z wymyśleniem odpowiedniego systemu przepływu środków pieniężnych, mają do wyboru kilka różnych opcji. Analiza przepływów pieniężnych przeprowadzona przez biznesowego konsultanta finansowego może pomóc w stworzeniu systemu dostosowanego do potrzeb firmy. Dostępne jest również oprogramowanie, które może obsłużyć niektóre z tych zadań, chociaż często wymaga to od użytkownika pewnych umiejętności w zakresie przepływu środków pieniężnych.