Elastyczna wariancja budżetowa to różnica między kwotą, jaką firma planuje wydać lub zarobić w określonym czasie, a kwotą, która faktycznie wydaje lub zarabia. Wariancja lub różnica może być liczbą dodatnią, co oznacza, że koszty przekraczają budżet lub dochód przekroczył oczekiwania, lub liczbą ujemną, gdy koszty są niższe niż oczekiwano lub dochód jest niższy niż planowany. Menedżerowie i inwestorzy mogą wykorzystywać elastyczne wariancje budżetowe do mierzenia wyników nie tylko firmy, ale także różnych menedżerów.
Kiedy rzeczywista wydajność firmy lub działu różni się od tego, co zaplanowano na miesiąc, kwartał, a nawet rok, pomiar elastycznej rozpiętości budżetu pomaga w kontrolowaniu kosztów. Próba zastosowania standardów budżetu statycznego nie działa, jeśli oczekiwane koszty lub zyski różnią się, co uniemożliwia ocenę rentowności lub wyników firmy. Bez dokładnego pomiaru wydajności kierownictwo nie może wiedzieć, czy konieczne są korekty w firmie lub działaniach działu.
Aby elastyczne wariancje budżetowe działały, firma musi najpierw mieć budżet statyczny lub stały. Budżet statyczny przewiduje określoną kwotę dochodów i określoną kwotę wydatków, w oparciu o przewidywania kierownictwa dotyczące warunków rynkowych i wyników firmy. Patrząc na wariancję, menedżerowie lub inwestorzy nadal stosują te same wartości kosztów stałych i dochodów, które zostały ustalone w budżecie statycznym. Jeśli wartości kosztów lub dochodów były zmienne w budżecie statycznym, wówczas elastyczny budżet musi również wykorzystywać zmienne wartości dla tych wartości kosztów lub dochodów.
Różnice w rzeczywistych kosztach lub zyskach firmy w porównaniu z tymi, które przewidywał budżet statyczny, dostarczają cennych informacji o wydajności. Na przykład firma może wydawać się, że zarabia więcej pieniędzy, sprzedając większą liczbę jednostek w ciągu miesiąca lub kwartału, niż pierwotnie oczekiwano w budżecie statycznym. Jednak wariancja elastycznego budżetu może wskazywać, że kwota zarobiona na jednostkę była niższa niż przewidywano, co może prowadzić do tego, że firma generuje mniejsze przychody netto z większej liczby sprzedaży.
Ocena wydajności poszczególnych menedżerów przy użyciu elastycznego wariancji budżetowej działa dobrze tylko wtedy, gdy do oceny wykorzystywane są odpowiednie informacje. Wszelkie informacje budżetowe, zarówno z budżetów statycznych, jak i elastycznych, muszą leżeć w zakresie odpowiedzialności ocenianego menedżera. Im wyższy poziom lub autorytet menedżera w firmie, tym więcej ogólnych rozbieżności budżetowych firmy należy wykorzystać do pomiaru jego wyników.