Zasadniczo zdefiniowany budżet to strategiczny plan finansowy. Zwykle uwzględnia dochody i wydatki. Czyniąc to, konieczne może być rozważenie szeregu innych czynników, takich jak dostępność siły roboczej i surowców. Rozbieżność budżetowa powstaje, gdy istnieje różnica między planem a wynikiem.
Rozważając wariancję budżetową, bardzo ważne może być rozróżnienie między elementami wpływającymi na budżet, które można kontrolować, a tymi, które nie mogą. Istnieje wiele powodów, dla których może wystąpić rozbieżność budżetowa. Jednym z powodów jest to, że budżet był źle zaplanowany. To jest przykład kontrolowanego czynnika.
Niektóre przyczyny rozbieżności budżetowych można kontrolować. Innym przykładem są koszty pracy. Firma może kontrolować swoje wydatki w tym obszarze, podejmując takie decyzje, jak zakaz nadgodzin i projektów outsourcingowych, które w innym przypadku wymagałyby wysoko opłacanych pracowników.
Niektórych przyczyn rozbieżności budżetowych nie da się kontrolować. Czynniki w tej kategorii są zwykle zewnętrzne. Oznacza to, że czynniki te są określane przez podmioty spoza firmy, która sporządziła budżet. Przykładem niekontrolowanego czynnika może być wzrost cen mediów. Jeśli klęska żywiołowa powoduje niedobór niektórych surowców, to również jest to niekontrolowany czynnik.
Rozważając wariancję budżetową, nie należy automatycznie zakładać, że dotyczy ona strat. Odchylenie budżetowe może być dodatnie lub ujemne. Kiedy jest dodatni, jest powszechnie określany jako korzystna wariancja. Gdy jest ujemny, jest uważany za niekorzystną wariancję.
Istnieje kilka kategorii rozbieżności budżetowych. Jedną z najczęstszych jest wariancja zysku. Odnosi się to do różnicy między oczekiwanymi zyskami a zyskami, które faktycznie zostały osiągnięte, niezależnie od tego, czy są wyższe czy niższe od przewidywanych.
Często zdarza się, że duże organizacje mają wiele budżetów. Mogą one być na przykład podzielone według sektora, branży lub działu. W takim przypadku istnieje możliwość, że mogą wystąpić liczne rozbieżności budżetowe. Można sobie z tym poradzić na wiele sposobów.
Weźmy za przykład firmę rozlewniczą, która ma oddział na północ i południe. Pod koniec roku północ może mieć dodatnią wariancję w wysokości 1 miliona dolarów amerykańskich. Jednak południe ma ujemną wariancję 500,000 500,000 USD. Jednym ze sposobów, w jaki można sobie z tym poradzić, jest umożliwienie oddziałowi North zatrzymanie nadwyżki oprócz kwoty, którą otrzyma w nowym rocznym budżecie. Wręcz przeciwnie, dywizja południowa może odliczyć deficyt w wysokości XNUMX XNUMX USD z noworocznego budżetu.