Wariancja zapasów jest częstym zjawiskiem biznesowym, w którym ilość zapasów w sklepie jest mniejsza niż wynika to z zapisów. Najłatwiejszym sposobem na wykrycie wariancji w inwentarzu jest zlecenie komuś zeskanowania całego inwentarza sklepu i porównanie rzeczywistego inwentarza z zapisami inwentarza. Po wykryciu wariancji menedżerowie mogą ją zignorować lub aktywnie ograniczyć przyszłą wariancję. Przyczynami tej rozbieżności mogą być zewnętrzne lub wewnętrzne kradzieże, zagubienie przedmiotów lub zniszczenie i niezapisanie przedmiotów. Sklepy zwykle dążą do odchylenia 2 procent lub mniej, a wyższe wartości mogą stać się problemem.
Istnieje kilka sposobów na wykrycie wariancji zapasów, ale najczęstszym sposobem jest zlecenie pracownikowi zeskanowania wszystkich artykułów w sklepie lub w określonym dziale, na przykład obuwia męskiego w sklepie obuwniczym. Po zeskanowaniu inwentarza przez pracownika, kierownik zazwyczaj porównuje zeskanowane wartości z wartościami inwentarza zarejestrowanymi w bazie danych firmy. Jeśli baza danych pokazuje inną kwotę, oznacza to wariancję. Wariancja może być wyższa niż kwota bazy danych, ale jest to rzadkie i zazwyczaj nie jest poważne.
Po wykryciu wariancji zapasów menedżerowie mogą zdecydować, jak podejść do sytuacji. Niektórzy menedżerowie mogą postrzegać to jako zjawisko tymczasowe i uważają, że próba zmniejszenia wariancji byłaby tylko zmarnowanym wysiłkiem. Inni menedżerowie mogą przeglądać zapisy i filmy, aby zobaczyć, dlaczego doszło do wariancji, i mogą tworzyć reguły i zasady, aby spróbować zmniejszyć wariancję. Większość sklepów ma zasady, zgodnie z którymi menedżerowie muszą zgłaszać odchylenia do wyższej kadry kierowniczej i pracować nad ich naprawą.
Przyczyny wariancji zapasów są różne, ale istnieje kilka typowych przyczyn. Kradzież jest jedną z najczęstszych i najbardziej złośliwych, może być zarówno kradzieżą wewnętrzną, jak i zewnętrzną, która powoduje rozbieżności. Inną możliwością jest to, że przedmioty po prostu zaginęły i po pewnym czasie mogą zostać odnalezione. Jeśli produkty muszą zostać zniszczone, ponieważ występują błędy produkcyjne lub ktoś zwraca używany towar, może to spowodować rozbieżność, jeśli zniszczenie nie zostanie odnotowane.
Wariancja zapasów może zniszczyć zyski, więc większość firm dąży do niskiego procentu wariancji. Wspólnym celem większości firm jest 2%, ale niektórzy próbują osiągnąć 1% lub mniej. Jeśli rozbieżność jest znacznie wyższa, na przykład 5 lub 10 procent, może to budzić poważne obawy i może być konieczne zamknięcie tych firm.