Budżety, które są na bieżąco aktualizowane, nazywane są budżetami kroczącymi. Budżet kroczący jest ustalany na określony czas, a następnie zmieniany po zakończeniu tego okresu. Budżety kroczące są bardziej elastyczne niż budżety standardowe, ponieważ uwzględniają różnice w dochodach i wydatkach.
Budżet określa ilość pieniędzy, które jednostka kontroluje, sposób, w jaki zamierza je wydać oraz sposób, w jaki będą one finansowane. Budżety są podzielone na podsekcje, a całkowity budżet nazywa się budżetem głównym. Budżet główny wymaga bilansu i rachunku zysków i strat. Podsekcje obejmują budżety i wydatki departamentów.
Wariancja jest spowodowana przez element budżetu, którego koszt jest wyższy lub niższy niż oczekiwano, lub też dochód jest wyższy lub niższy niż oczekiwano. Najczęstsze przyczyny rozbieżności to spowolnienie produktywności, zmniejszona sprzedaż i zmiany w kosztach surowców. Dobrze skonstruowane budżety starają się przewidywać wariancję, dodając fundusze awaryjne lub niedoceniając dochody w nadziei, że przekroczą oczekiwania.
Każdy budżet kroczący obejmuje określone ramy czasowe. Mogą być kwartalne, roczne lub rozłożone na wiele lat, a zmiany w budżecie następują w regularnych odstępach czasu w tych ramach czasowych. Na przykład, jeśli budżet kroczący jest ustalany corocznie między kwietniem a marcem, jest on zmieniany co miesiąc. Zmieniony budżet również obowiązuje przez 12 miesięcy, więc kolejne lata mogą mieć inną rozpiętość, np. od kwietnia do marca, a następnie od maja do kwietnia następnego roku.
Stosując budżet kroczący, firma lub podmiot może dodać dodatkowy stopień elastyczności. Może to pozwolić im lepiej reagować na zmiany kosztów i przychodów. Na przykład koszt ropy jest powodem do niepokoju dla wielu firm. Jeśli firma transportowa planuje wydać 2.50 USD za galon benzyny, ale ceny wzrosną do 3.00 USD za galon, wówczas rozbieżność może okazać się kosztowna.
Standardowy budżet powinien uwzględniać tego rodzaju nieoczekiwane zmiany kosztów, przenosząc pieniądze do budżetu paliwa z rezerwy lub funduszu awaryjnego. Kwota ta zostanie obliczona dla pozostałej części budżetu. Jednak w przypadku budżetu kroczącego zmieniony budżet zapewni wydatki na paliwo w wyższych cenach w okresie 12 miesięcy. Jeśli ceny później spadną, budżet zostanie zrewidowany z mniejszym budżetem na paliwo.