Odchylenie budżetowe to termin stosowany w sytuacji biznesowej, gdy wydana kwota jest większa niż budżet przeznaczony na wydatki. Na przykład, jeśli firma przeznacza 1,000 USD na dwa nowe komputery, ale nowe komputery kosztują 1,200 USD, to różnica budżetowa wynosi 200 USD. Istnieje wiele typowych przyczyn rozbieżności budżetowych, w tym złe budżetowanie, złe planowanie logistyczne i zwiększone koszty produktów.
Wariancję budżetową można podzielić na kilka kategorii. Należą do nich wariancja materiałowa, wariancja robocizna i wariancja sprzedaży. Identyfikacja przyczyn każdej rozbieżności jest przydatna, ponieważ pomaga ludziom, firmom i organizacjom lepiej przygotować następny budżet.
Wariancja materiałowa dotyczy kosztu produktów. Korzystając z powyższego przykładu komputera, komputery mogły być reklamowane w katalogu lub w Internecie po 500 USD za sztukę. Jeśli komputery kosztują 600 USD w momencie faktycznego zakupu, wystąpi różnica.
Wszelkiego rodzaju produkty — od żywności po artykuły biurowe — mogą wzrosnąć lub spaść. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy klęski żywiołowe wpływają na ceny żywności lub jeśli produkt, taki jak benzyna, jest uzależniony od cen ropy. Negatywnie dla budżetu odbije się też wprowadzenie nowych podatków lub podwyżki starych.
Wariancja pracy obejmuje koszt i wkład pracowników do firmy lub organizacji. Większość firm będzie miała całkowity budżet płacowy. Podobnie, gospodarstwo domowe będzie dysponować budżetem zgodnym z oczekiwaną liczbą osób pracujących na oczekiwaną kwotę. Każdy urlop bezpłatny lub utrata pracy będą miały negatywny wpływ na budżet. Jeśli firma zatrudnia zbyt wiele osób lub jeśli wydajność pracowników spada, ich koszt spowoduje rozbieżność budżetową.
Wydajność personelu częściowo wpływa na wariancję sprzedaży. Większość firm wyznaczy sobie cel, w którym sprzedaż jest wymagana, aby firma osiągnęła próg rentowności. Jeśli sprzedaż spadnie poniżej tego budżetu, koszt utrzymania firmy jest większy niż przychód, który przynosi. Podobnie jak w przypadku wariancji materiałowej, wariancję sprzedaży można przypisać albo słabym wynikom, albo pechowi.
Na przykład sprzedawca lodów może ucierpieć, jeśli jest zimne lato, ponieważ przewidywana sprzedaż spadnie. Podobnie sklep, który źle organizuje swoje produkty i personel, prawdopodobnie również odnotuje zmniejszoną sprzedaż i rozbieżności budżetowe. Sprzedawca lodów niewiele może zrobić, aby zwiększyć sprzedaż w chłodne dni, ale sklep powinien był się lepiej zorganizować.
Istnieje wiele przyczyn wariancji budżetowej, które często dzieli się na wariancje niekontrolowane i możliwe do kontrolowania. Ceny ropy są często trudne do przewidzenia, co czyni je raczej niekontrolowanymi, ale podwyżki podatków są często ogłaszane z dużym wyprzedzeniem i mogą być uwzględnione w budżecie z przyzwoitą dokładnością. Dobrze przygotowany budżet powinien uwzględniać wariancję poprzez budżetowanie, aby wydać mniej niż przewidywana ilość pieniędzy. Wszelkie wolne pieniądze można przechowywać w funduszu awaryjnym.