Zapisy zamknięcia to ostatnie zapisy księgowe, które są wprowadzane do zapisów księgowych przed zamknięciem okresu księgowego i przeniesieniem danych dotyczących przychodów i kosztów do zapisów, które będą reprezentować kolejny okres księgowy. Dane wejściowe zamknięcia wprowadzone na koniec jednego okresu służą jako dane wejściowe otwarcia dla nowego okresu. Takie podejście umożliwia łatwą ocenę kondycji finansowej okresu i przygotowanie się na ewentualne korekty, które mogą zaistnieć w nadchodzącym okresie.
Zastosowanie podejścia zamykającego umożliwia zrozumienie wpływu zarówno wygenerowanych przychodów lub dochodów, jak i wpływu wydatków na wartość netto jednostki. Jako narzędzie księgowe wpis zamykający może być używany równie skutecznie w przypadku miesięcznych ksiąg rachunkowych, które śledzą budżet domowy, jak w przypadku bardziej skomplikowanej księgowości korporacyjnej. W obu przypadkach wpis zamykający stanowi logiczny punkt danych do zakończenia jednego cyklu rozliczeniowego i rozpoczęcia nowego.
Za pomocą wpisu zamykającego możliwe jest zakończenie bieżącego okresu rozliczeniowego z saldem zerowym. Dzieje się tak, ponieważ wszelkie pozostałe saldo jest traktowane jako kredyt. Po wykonaniu przelewu do nowego okresu rozliczeniowego, do przychodu wykazanego w kasie jest obciążany, tak że saldo na tym konkretnym rachunku staje się zerowe. Jednocześnie przeniesione saldo jest rejestrowane jako kredyt lub saldo w przód na nowy okres, zakładając, że saldo stanowi przychód. W przypadku, gdy przekazane saldo stanowi wydatki, pojawi się jako przekazane obciążenie lub wydatek.
Stosowanie zapisu zamykającego jako zwykłego zapisu księgowego jest kontynuowane do dziś przy użyciu oprogramowania księgowego, a także w przypadkach, gdy nadal prowadzone są księgi w starym stylu. W obu przypadkach można łatwo wykorzystać zapis zamknięcia jako narzędzie księgowe do wyraźnego rozgraniczenia okresów księgowych, nawet jeśli księgi są oceniane zarówno w latach obrotowych, jak i kalendarzowych.