Zakup awaryjny to taki, którego należy dokonać, aby zmniejszyć ryzyko utraty życia lub mienia w związku z nieoczekiwanym zdarzeniem. W sytuacjach awaryjnych normalne zasady zakupów mogą zostać zawieszone, aby umożliwić ludziom dostęp do towarów lub usług, których potrzebują, aby natychmiast złagodzić sytuację. Zazwyczaj muszą przedłożyć dokumentację wspierającą zakup, zawierającą szczegółowe informacje o sytuacji, potrzebie i dostawcy, który ostatecznie dostarczył niezbędne materiały. Przegląd może później ustalić, że sytuacja nie kwalifikowała się do specjalnej obsługi.
W konwencjonalnych okolicznościach zakupy są podzielone na budżet. W przypadku większych zakupów konieczne jest porównywanie cen lub pozyskiwanie ofert. Na przykład uczelnia prosi o oferty od kilku firm hydraulicznych, aby określić, która najlepiej spełni jego potrzeby, i przyznaje kontrakt najlepszemu. Jeśli zdarzy się sytuacja awaryjna, taka jak nagłe zatrzymanie, które grozi zalaniem budynku lub uwolnieniem odpadów na terenie kampusu, uczelnia może obejść ten proces poprzez zakup awaryjny, aby rozwiązać problem.
Zakup musi bezpośrednio przyczynić się do szybkiego rozwiązania sytuacji awaryjnej. Zatrudnienie hydraulika w celu naprawy awarii jest dopuszczalne, na przykład płacenie firmie sprzątającej dywany nie może być traktowane jako sytuacja awaryjna. Prośby o dokonanie zakupów awaryjnych mogą zostać odrzucone, jeśli problemowi można było zapobiec lub można było go przewidzieć. Na przykład dział informatyczny powinien mieć plany wymiany przestarzałego sprzętu wraz z kopiami zapasowymi na wypadek awarii. Jeśli tak się nie stanie, a sieć jest zagrożona, sytuacja awaryjna powstała w wyniku zaniedbania i może nie kwalifikować się do zakupu awaryjnego.
W celu zdefiniowania i monitorowania zakupów awaryjnych zwykle stosuje się ostrożne protokoły. Celem jest zapobieganie sytuacjom, w których ludzie stosują tę metodę w ostateczności, aby zaspokoić podstawowe potrzeby. Zakup awaryjny może być droższy, zwłaszcza jeśli jest związany z katastrofą większą niż bieżące potrzeby organizacji. Na przykład podczas huraganu generatory mogą stać się bardzo drogie, a firmy, które muszą je kupić, aby zapewnić ciągłość usług, wydadzą więcej, niż wydałyby na zakup generatora z wyprzedzeniem, aby przygotować się na sytuacje awaryjne.
W przypadku zakupu awaryjnego można wykorzystać specjalne formularze autoryzacyjne. Formularz wyjaśnia charakter sytuacji, definiuje sytuację awaryjną i uzasadnia, w jaki sposób wydatek był konieczny. Może być konieczne podpisanie formularza przez przełożonego lub kierownika działu, wskazując, że został on sprawdzony i zatwierdzony. Księgowi z problemami mogą poprosić o audyt i zalecić działania, takie jak lepsze planowanie awaryjne w przyszłości, aby zapobiec powtórzeniu się takich sytuacji.