Zakup technologii to termin używany do opisania zakupu sprzętu opartego na technologii dla firmy lub organizacji. Istnieje wiele różnych rodzajów technologii, ale termin ten odnosi się prawie wyłącznie do zakupów związanych z komputerami i technologiami informacyjnymi. Zamówienia w zakresie technologii informatycznych obejmują cztery rodzaje towarów: oprogramowanie, sprzęt, usługi konsultingowe oraz usługi wsparcia lub konserwacji. Szczegóły dotyczące każdego rodzaju towaru różnią się i należy nimi zarządzać ostrożnie. Produkty technologii informacyjnej podlegają niemal ciągłym zmianom, dlatego wymagają szczególnej uwagi, aby zapewnić osiągnięcie najlepszej wartości w stosunku do dolara.
Podstawowa koncepcja zakupów technologii polega na tym, że zaawansowane planowanie, harmonogramowanie i zakupy grupowe przyniosą oszczędności i wydajniejsze działanie biznesowe. Prowadzi to do zwiększenia rentowności. Zakupy grupowe, dostawa na czas, negocjowane ceny hurtowe i klauzule przedłużenia okresu eksploatacji są niezbędne w zakupach technologii.
Zakupy technologii realizowane w miarę potrzeb są znacznie droższe niż zakupy grupowe. Na przykład jedna drukarka biurkowa może mieć cenę detaliczną 200 dolarów amerykańskich (USD). Jednak sprzedawca hurtowy może sprzedać pięć identycznych drukarek biurkowych po 125 USD za sztukę. Na podstawie przedłożonych budżetów firma może skierować działy do współpracy z centralnymi zakupami w celu połączenia planowanych wydatków na określone towary.
Ten proces najlepiej sprawdza się w organizacji, której zależy na obniżeniu kosztów. Kwestie związane z terminami dostaw, zgodnością z umową i obsługą klienta muszą zostać rozwiązane wewnętrznie przed zawarciem umowy. Zakupy grupowe to proces łączenia całkowitego zapotrzebowania na zasoby dla różnych działów i tworzenia jednego zamówienia zakupu. Działy mogą być fizycznie zlokalizowane w różnych budynkach, z datami dostaw, ilościami i warunkami wymienionymi w zamówieniu zakupu.
Dostawa na czas jest centralnym elementem zakupów technologii. W tym modelu koszt magazynowania ponosi dostawca. Ten rodzaj wymogu dostawy jest zwykle połączony z zakupami grupowymi, co pozwala obniżyć koszty przechowywania. Dział zakupów odpowiada za to, aby zakupione ilości materiałów były gotowe i dostępne do dostawy w określonych terminach i godzinach.
Ceny hurtowe i negocjacje są bardzo ważne podczas realizacji zamówień na technologię. Organizacje, które łączą całkowitą ilość wymaganą przez określony czas, są w stanie uzyskać niższe ceny w oparciu o określoną wielkość działań zakupowych. Negocjacje są zazwyczaj prowadzone przez dyrektora ds. zakupów lub starszego agenta ds. zakupów.
Technologia zwykle ma trzyletni okres użytkowania. Ważną kwestią jest sposób zarządzania tymi materiałami i ich ponownego wdrażania. W większości firm ten krótki cykl życia często powoduje, że firmy leasingują sprzęt komputerowy. W leasingu zawarta jest wycena wartości produktu na koniec leasingu. Materiały są zwracane firmie leasingowej, a nowy sprzęt kupowany, zazwyczaj za te same miesięczne opłaty.