Urzędnik ds. zakupów to mężczyzna lub kobieta, którzy kupują sprzęt, materiały i surowce dla firm produkcyjnych i różnego rodzaju korporacji. Zwykle blisko współpracuje z hurtowniami i dystrybutorami w celu kupowania i pozyskiwania towarów. W dużych korporacjach urzędnik ds. zakupów zwykle zarządza finansami i nadzoruje urzędników oraz innych pracowników dokonujących zakupów. Niektórzy profesjonaliści specjalizują się w e-zamówieniach, które polegają na kupowaniu towarów i usług przez Internet za pośrednictwem bezpiecznych stron internetowych.
Budynki biurowe, sklepy detaliczne, szpitale, organizacje rządowe i zakłady przemysłowe polegają na urzędnikach zajmujących się zaopatrzeniem w celu prowadzenia inwentaryzacji i zapewniania, że sprzęt i komputery są aktualizowane. Specjalista jest odpowiedzialny za identyfikację zapotrzebowania na nowy sprzęt i produkty, znajdowanie dostawców, porównywanie cen i składanie zamówień. Zwykle przygotowuje i wysyła zamówienia zakupu, prowadząc staranne ewidencje, aby zapewnić, że dostawy dotrą na czas, a ceny i ilości są prawidłowe.
Wielu urzędników zajmujących się zaopatrzeniem wykonuje swoją pracę częściowo lub wyłącznie online, gdzie są w stanie szybko znaleźć produkty i sprzęt, porównać ceny od wielu dostawców oraz obliczyć koszty wysyłki i instalacji. E-zamówienia zwykle skracają czas i zmniejszają zamieszanie związane ze znalezieniem odpowiednich ilości artykułów i śledzeniem zamówień, ponieważ takie informacje są dostępne w czasie rzeczywistym.
Wykwalifikowany urzędnik ds. zakupów może być odpowiedzialny za cały dział zakupów dużej korporacji. Odpowiada za nadzorowanie pracy urzędników ds. zakupów, autoryzację zakupów oraz prowadzenie szczegółowej ewidencji i paragonów. W przypadku sporu lub rozbieżności z zamówieniem, urzędnik ds. zamówień zwykle podejmuje kroki, aby go rozwiązać w sposób profesjonalny i terminowy.
Osoba fizyczna może zwykle znaleźć zatrudnienie jako urzędnik ds. Zamówień z tytułem licencjata w dziedzinie finansów, administracji biznesowej, rachunkowości lub pokrewnego przedmiotu. Niektórzy pracodawcy, zazwyczaj ci w organizacjach rządowych i dużych zakładach produkcyjnych, wymagają od potencjalnych urzędników posiadania tytułu magistra lub wyższego w biznesie. Nowi pracownicy zazwyczaj pracują jako urzędnicy lub asystenci przez określony czas, aby poznać szczegóły dotyczące określonych obowiązków i procedur pracy.
Mając wystarczająco dużo czasu w firmie i sprawdzone umiejętności, urzędnik ds. zakupów może być w stanie uzyskać tytuł dyrektora ds. zakupów. Dyrektor ds. zakupów to dyrektor, który ściśle współpracuje z dyrektorami finansowymi i wykonawczymi przy podejmowaniu ważnych decyzji w firmie. Zajmuje się oceną sukcesów i porażek firmy oraz wymyślaniem sposobów na poprawę efektywności i produktywności. Dyrektorzy ds. zakupów mogą określić zapotrzebowanie na nowy sprzęt lub określić, czy firma może sobie pozwolić na mniejsze wydatki na materiały.