Za zarządzanie działaniami zakupowymi dla organizacji odpowiada dział zakupów. Istnieją dwa rodzaje działów zakupów lub zakupów: scentralizowany i zdecentralizowany. W modelu scentralizowanym wszystkie zapytania dotyczące materiałów lub towarów znajdują się w centrum tego działu. W modelu zdecentralizowanym poszczególne działy mogą przetwarzać własne zakupy.
Niezależnie od zastosowanego modelu organizacyjnego, działalność zakupowa podlega większej kontroli i przeglądowi niż jakikolwiek inny proces. Wykorzystanie zasobów firmy do zakupu towarów i usług musi opierać się na przestrzeganiu określonych zasad i procedur w celu zmniejszenia ryzyka oszustwa lub kradzieży. Zazwyczaj rodzaj działalności monitorowany jest przez dział księgowości i audyt wewnętrzny.
W dziale zakupów dyrektor odpowiada za planowanie strategiczne, opracowywanie polityki oraz doradztwo w zakresie zakupów dla wyższej kadry kierowniczej. Większość organizacji zatrudnia urzędników ds. zamówień odpowiedzialnych za zarządzanie procesem zapytania ofertowego, przetargi ofertowe i inne powiązane procesy. Najmłodsze stanowisko w dziale zakupów to kupiec. Kupujący jest zazwyczaj odpowiedzialny za określony towar lub rodzaj produktu. Na podstawie wewnętrznych potrzeb wystawia zapotrzebowania i zamówienia do zatwierdzonych dostawców.
Głównym celem działu zakupów jest zarządzanie procesem wykorzystywanym do zakupu towarów i usług przez organizację. Zaawansowane planowanie, zakupy grupowe i negocjowane ceny to strategie stosowane w celu obniżenia kosztów i zwiększenia rentowności. W większości organizacji wdrażanie strategii zakupowych służy do redukcji kosztów ogólnych i operacyjnych bez uszczerbku dla usług świadczonych klientom.
Aby zakwalifikować się na stanowisko w dziale zaopatrzenia, większość organizacji wymaga minimalnego dyplomu ukończenia studiów wyższych w biznesie, zaopatrzeniu, administracji biznesowej lub pokrewnej dziedzinie. Aby zostać kupcem, kierownikiem lub dyrektorem, często konieczne jest wykształcenie wyższe lub certyfikat zawodowy. Stanowiska te wiążą się z większym stopniem odpowiedzialności, a wiele firm wymaga większego wykształcenia.
Zwiększone wykorzystanie technologii w biznesie zaowocowało rozwojem i przyjęciem zamówień elektronicznych lub e-zamówień. Za pomocą Internetu firmy mogą kupować produkty na stronach dostawców, składać zamówienia drogą elektroniczną i otrzymywać faktury drogą elektroniczną. Proces ten zmniejsza nieefektywność, obniża koszty zarówno dla dostawcy, jak i klienta oraz staje się coraz bardziej popularny. W wielu firmach przejście na zamówienia elektroniczne jest powolne ze względu na złożoność technologii i wymaganą całkowitą zmianę procesu biznesowego. Oczekuje się jednak, że ten obszar zakupów będzie się rozwijał ze względu na potencjalne oszczędności kosztów i zwiększoną wydajność.