Termin zaopatrzenie w druk jest używany do opisania procesu stosowanego do zarządzania drukiem i kosztami związanymi z drukiem. Wiele dużych firm poświęca znaczną ilość czasu i pieniędzy na aranżowanie dużych zadań drukowania lub świadczenie usług drukowania w ramach organizacji. Celem zakupów drukowanych jest zarządzanie tymi kosztami poprzez wdrożenie szeregu strategicznych koncepcji zakupowych.
Podstawowa koncepcja zakupów strategicznych polega na tym, że dzięki zaawansowanemu planowaniu i skonsolidowanym działaniom zakupowym organizacja może uzyskać znaczne oszczędności kosztów. Oprócz faktycznej redukcji kosztów procesy te mogą prowadzić do bardziej efektywnego działania firmy, a tym samym do wzrostu rentowności.
W większości dużych organizacji każdy dział jest zobowiązany do przedstawienia rocznego budżetu swoich wydatków na dany rok. W zaopatrzeniu drukiem informacje związane z wydatkami na druk przekazywane są do działu zaopatrzenia. Specjalista ds. zakupów jest odpowiedzialny za przegląd informacji i ustalenie, czy istnieją możliwości strategicznego zaopatrzenia.
Powszechnie używanym przykładem w zamówieniach drukowanych jest drukowanie broszur. Wiele firm pozwala działom znaleźć własną drukarkę, negocjować cenę na podstawie ich ilości i wybrać rodzaj broszury, jaki chcą. W zamówieniach drukowanych umowy są negocjowane i podpisywane z krótką listą dostawców, na podstawie zabudżetowanego wolumenu działalności na rok. Wszystkie działy czerpią korzyści z niższej ceny za stronę, a także z oszczędności czasu personelu, który zajmuje się wyszukiwaniem wielu dostawców i pytaniem o wycenę.
Ten rodzaj zakupów strategicznych sprawdza się najlepiej w organizacji zaangażowanej w redukcję kosztów. Kwestie związane z datami dostawy, decydowanie, czy uczestnictwo jest obowiązkowe czy dobrowolne, oraz kwestie związane z obsługą klienta muszą być rozwiązywane wewnętrznie. Porozmawiaj z użytkownikami biznesowymi, aby określić ich dokładne wymagania i znaleźć podobieństwa tam, gdzie to możliwe.
Zakupy grupowe to proces łączenia całkowitego zapotrzebowania na zasoby dla różnych działów i tworzenia jednego zamówienia zakupu lub umowy. Działy mogą być fizycznie zlokalizowane w różnych budynkach, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi produktów, o ile wszystkie te produkty są zawarte w pierwotnej umowie. Ta praktyka jest coraz bardziej powszechna w firmach rządowych i sektora publicznego, gdzie ten sam rodzaj przedmiotu można kupić dla różnych instytucji lub departamentów.
Koszty administracyjne to koszt dla organizacji związany z całym cyklem zakupu do zapłaty. Obejmuje to pensje i koszty obsługi personelu zaopatrzenia, przetwarzanie faktur, produkcję kontrolną i rozwiązywanie zapytań dostawców. Organizacje, które łączą całkowitą ilość wymaganą przez określony czas, mogą uzyskać niższe ceny na podstawie określonego poziomu zamówienia. Wycena zbiorcza i negocjacje są bardzo ważne podczas realizacji projektów zamówień drukowanych. Negocjacje cen i usług są zazwyczaj prowadzone przez dyrektora ds. zakupów lub starszego agenta ds. zakupów.