Zapasy bezpieczeństwa to zapasy, które są utrzymywane pod ręką jako bufor na wypadek spodziewanego problemu z podażą lub wzrostu popytu. Firmy wykorzystują zapasy zapasów bezpieczeństwa, aby zmniejszyć ryzyko, że sprzedają się i nie będą mieć zapasów dla klientów, którzy chcą je kupić. Obliczanie ilości zapasów do utrzymywania w formie zapasów jest delikatną równowagą, ponieważ firmy nie chcą mieć pod ręką niewykorzystanych zapasów, ale także nie chcą ich zabraknie.
Dzięki dobrze zorganizowanemu systemowi inwentaryzacji firmy wiedzą w przybliżeniu, jakie są poziomy popytu w normalnych warunkach, i wiedzą o czasie realizacji wymaganym do uzyskania nowych dostaw. Gdy zapasy spadną poniżej pewnego poziomu, zamówienie może zostać wysłane do uzupełnij go. Zanim zamówienie dotrze, zapasy są zwykle krytycznie niskie, a nowe zapasy podbijają poziomy, aby zapewnić dostępność wystarczającej ilości.
Jednak czasami popyt losowo wzrasta, a firmy sprzedają się wcześniej, niż się spodziewały. Podobnie problemy z dostawą, takie jak święta, które przerywają dostawy, strajki, zła pogoda, problemy z linią produkcyjną itp. mogą oznaczać, że zapasy nie zostaną dostarczone w oczekiwanym terminie. Nawet jeśli sklep składa zamówienia na czas, nowe produkty nie dotrą na czas, aby uzupełnić zapasy przed wyczerpaniem zapasów.
Akcje bezpieczeństwa to forma ubezpieczenia od tych niepożądanych zdarzeń. Sklep przechowuje zapas kilku dostępnych przedmiotów, aby zrekompensować nieoczekiwane wahania podaży i popytu. Sklep nie chce przechowywać zbyt wielu przedmiotów, ponieważ musi zapłacić za pozyskanie i przechowanie towaru, ale też nie chce się wyczerpywać w krytycznych momentach. Ustalenie odpowiedniej ilości zapasów bezpieczeństwa na zamówienie może być wyzwaniem, a ludzie mogą brać pod uwagę problemy sezonowe, historię zamówień i inne informacje przy podejmowaniu decyzji o ilości zapasów bezpieczeństwa.
Nowsze firmy są bardziej skłonne do utrzymywania zapasów bezpieczeństwa, ponieważ nie poznały jeszcze swoich dostawców i klientów. W miarę jak osoba odpowiedzialna za zapasy lepiej poznaje firmę, można przechowywać mniejsze zapasy zapasów bezpieczeństwa. Ważne są również obawy dotyczące wartości zapasów i tego, czy są one podatne na wygaśnięcie. Inną kwestią może być sezonowy popyt; sklep, który na przykład zamawia artykuły na miesiące letnie, byłby mniej zmartwiony dużymi zamówieniami na początku sezonu, kiedy istnieje prawdopodobieństwo sprzedaży, podczas gdy duże zapasy zapasów mogą stać się problemem pod koniec lata.