Zarządzanie drukiem może mieć wiele definicji. Można to najlepiej opisać jako kontrolowanie, utrzymywanie i monitorowanie środowiska drukowania i jego poziomów wydajności. Ogólnie rzecz biorąc, administrator zajmujący się zarządzaniem drukowaniem może zarządzać wszystkimi drukarkami w swojej sieci. Otrzymuje aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące drukarek i sieci, w której działają. Zasadniczo może zarządzać wieloma drukarkami i ich środowiskami z jednego komputera. Jeśli administrator nie angażował się w czynności związane z zarządzaniem drukarkami, być może będzie musiał zająć się każdym komputerem z osobna.
Zarządzanie drukowaniem ma na celu zapewnienie firmom i organizacjom narzędzi umożliwiających maksymalne wykorzystanie ich zasobów. Przestrzeń, sprzęt, oprogramowanie i czas — podobnie jak w przypadku terminów — są brane pod uwagę przy próbie usprawnienia operacji drukowania. Właściciele firm mogą zdecydować się na outsourcing działań związanych z zarządzaniem drukiem i skorzystać z porad profesjonalistów, którzy świadczą usługi zarządzania drukiem. Na przykład zewnętrzna usługa zarządzania drukowaniem może ocenić procesy drukowania w firmie i zaproponować sugestie dotyczące aktualizacji sprzętu i oprogramowania, przeniesienia sprzętu lub dodania pracownika w celu zwiększenia wydajności.
Raporty dostarczane przez podstawowe czynności związane z zarządzaniem drukowaniem mogą pomóc administratorowi w nadążaniu za tym, co dzieje się w jego środowisku drukowania. Jeśli administrator zidentyfikuje działania, które jego zdaniem mogą później przyczynić się do powstania problemu, może podjąć kroki w celu zmiany tych zachowań w środowisku drukowania. Na przykład administrator, który zauważy marnowanie papieru, może nałożyć ograniczenia drukowania lub zażądać, aby użytkownicy korzystali z opcji umożliwiających drukowanie dwustronne.
Zarządzanie drukowaniem może również pomóc administratorowi w rozwiązywaniu problemów. Powiadomienia i skrypty mogą być zdalnie wysyłane przez system w celu rozwiązania problemów. Problemy te mogą mieć różny zakres, od prostych zmian tonera i papieru po awarie systemu. Ponieważ małe problemy są wyłapywane, zanim zamienią się w większe, można zmniejszyć potrzebę większego wsparcia technicznego.
Oprócz usprawnienia operacji, zarządzanie drukowaniem może pomóc w zaoszczędzeniu pieniędzy i zwiększeniu wydajności firmy lub organizacji. Na przykład korzystne działania związane z zarządzaniem drukiem obejmują te, które zmniejszają ilość odpadów i minimalizują liczbę napraw wymaganych do utrzymania działania środowiska drukowania. Aby naprawdę doświadczyć korzyści płynących z zarządzania drukiem, należy wprowadzić zmiany zgodnie z konkretnymi potrzebami firmy.