Postęp technologiczny umożliwił kontrolę kosztów związanych z zarządzaniem drukiem. Małe firmy i duże korporacje stosują różne strategie, aby zminimalizować koszty drukowania. Różne rodzaje dostępnych rozwiązań do zarządzania drukowaniem obejmują drukowanie samodzielne, zarządzanie drukowaniem online, zarządzanie drukowaniem w sieci oraz zarządzanie drukowaniem w outsourcingu.
Dla przedsiębiorcy lub właściciela małej firmy rozwiązania do zarządzania małym drukiem umożliwiają drukowanie ograniczonych ilości materiałów przy użyciu niedrogiego sprzętu domowego biura, papieru i materiałów eksploatacyjnych. Zadaniami drukowania można zarządzać na małą skalę za pomocą małych drukarek lub wielofunkcyjnych urządzeń biurowych podłączonych do komputerów osobistych i sieci domowych. Samodzielne zarządzanie drukowaniem jest wolniejsze, a rozmiar projektu jest ograniczony pojemnością sprzętu do domowego biura, ale jakość stale się poprawia dzięki postępom w sprzęcie do domowego biura.
Rozwiązania do zarządzania drukowaniem w trybie online są dostępne dla każdego, od profesjonalnego biura w małym biurze po administratorów drukowania na poziomie korporacyjnym. Wiele firm zajmujących się drukowaniem i produktami biurowymi zapewnia pewien rodzaj interfejsu online, który umożliwia drukowanie na dużą skalę indywidualnych projektów poprzez przesyłanie ich przez Internet. Może to obejmować prace takie jak wizytówki, papier firmowy, ulotki, pocztówki i materiały marketingowe. Zadania drukowania są następnie wykonywane i wysyłane w ciągu kilku dni. Rozwiązania do zarządzania drukowaniem online mogą być wygodnym sposobem wykonywania zadań drukowania w krótszym czasie bez wychodzenia z biura.
Gdy firma wymaga wielu jednoczesnych zadań drukowania z wielu działów, przydatne może być sieciowe rozwiązanie do zarządzania drukowaniem. Duże maszyny biznesowe mogą być zlokalizowane centralnie i połączone w sieć z komputerami w różnych innych działach, dzięki czemu zadania mogą być wysyłane bezpośrednio do drukarek i kserokopiarek w celu szybszego przetwarzania. Drukowane materiały można odebrać lub dostarczyć do użytkowników w ciągu kilku minut, dzięki czemu sieciowe rozwiązanie do zarządzania drukowaniem jest wydajne i zmniejsza zapotrzebowanie na osobne drukarki w każdym biurze.
Są chwile, kiedy duża korporacja potrzebuje ogromnego zadania drukowania, które musi zostać wykonane przy użyciu wysokiej jakości sprzętu, aby uzyskać doskonałe wyniki podczas ważnego wydarzenia, działań marketingowych lub sprzedażowych. W takim przypadku można skorzystać z zewnętrznych rozwiązań do zarządzania drukowaniem. Zadania są obsługiwane szybko, a projekty masowe mogą być realizowane taniej, gdy są zlecane firmie poligraficznej. Ta sama firma, która zajmuje się drukowaniem online, może również dostarczać rozwiązania do zarządzania większymi projektami metodą outsourcingu.