Zarządzanie kredytami to termin używany do identyfikacji funkcji księgowych zwykle wykonywanych w ramach rozrachunków z należnościami. Zasadniczo ten zbiór procesów obejmuje kwalifikowanie przyznania kredytu klientowi, monitorowanie przyjmowania i rejestrowania płatności na zaległych fakturach, inicjowanie procedur windykacyjnych oraz rozwiązywanie sporów lub zapytań dotyczących opłat na fakturze klienta. Sprawnie funkcjonujące zarządzanie kredytami jest doskonałym sposobem na utrzymanie stabilności finansowej firmy.
Proces zarządzania kredytem rozpoczyna się od dokładnej oceny zdolności kredytowej bazy klientów. Jest to szczególnie ważne, jeśli firma zdecyduje się na przedłużenie pewnego rodzaju linii kredytowej lub kredytu odnawialnego dla określonych klientów. Właściwe zarządzanie wezwaniami do udzielenia kredytu w celu ustalenia określonych kryteriów, które klient musi spełnić przed otrzymaniem tego typu umowy kredytowej. W ramach procesu oceny, zarządzanie kredytem wymaga również określenia całkowitej linii kredytowej, która zostanie udzielona danemu klientowi.
Kilka czynników jest wykorzystywanych w ramach procesu zarządzania kredytem w celu oceny i kwalifikacji klienta do otrzymania jakiejś formy kredytu komercyjnego. Obejmuje to zbieranie danych o aktualnej kondycji finansowej potencjalnego klienta, w tym aktualnej zdolności kredytowej. Uwzględniony zostanie również bieżący stosunek dochodów do zaległych zobowiązań finansowych. Kompetentne kierownictwo stara się nie tylko chronić dostawcę przed ewentualnymi stratami, ale także chronić klienta przed tworzeniem kolejnych zobowiązań dłużnych, których nie można uregulować w terminie.
Po ustaleniu limitu kredytowego dla klienta, zarządzanie kredytem koncentruje się na dostarczaniu klientowi dokładnych i terminowych zestawień lub faktur. Faktury muszą zostać dostarczone klientowi w rozsądnym terminie przed terminem płatności, zapewniając w ten sposób klientowi rozsądny termin na dotrzymanie warunków zakupu. Okres między dostarczeniem faktury a terminem płatności powinien również zapewnić klientowi wystarczającą ilość czasu na przejrzenie faktury i skontaktowanie się ze sprzedawcą w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących pozycji na fakturze. Daje to wszystkim zainteresowanym czas na przeanalizowanie pytania i podjęcie pewnego rodzaju rozwiązania.
Gdy proces zarządzania kredytami działa sprawnie, wszyscy zaangażowani odnoszą korzyści z tego wysiłku. Sprzedawca ma uzasadnioną pewność, że faktury wystawione klientowi zostaną zapłacone w terminie lub że regularne minimalne płatności będą otrzymywane z sald rachunków kredytowych. Klienci mają możliwość zbudowania silnych relacji z dostawcą, a tym samym stworzenia solidnej referencji kredytowej.