Większość firm podzielona jest na jednostki biznesowe, które specjalizują się w poszczególnych obszarach działalności biznesowej. Zarządzanie portfelem aplikacji to proces zarządzania aplikacjami o określonej działalności biznesowej w firmie. Niektóre przykłady obejmują sprzedaż, marketing, produkcję i bankowość. Portfolio to zazwyczaj zbiór wszystkich aplikacji firmy.
Zarządzanie portfelem aplikacji to technika biznesowa, która kategoryzuje określone aplikacje w portfele biznesowe. Portfolio aplikacji to zestaw oprogramowania, z którego korzysta firma. Dotyczy to zarówno aplikacji administracyjnych, jak i aplikacji biznesowych. Przeglądając wszystkie aplikacje jako portfolio, kadra kierownicza wyższego szczebla może lepiej zrozumieć priorytety firmy.
Pierwszym krokiem do wdrożenia zarządzania portfelem jest dostęp do istniejącego inwentarza aplikacji firmy. Ten katalog aplikacji zapewni przegląd kosztów i działań inwestycyjnych w całej organizacji. Po utworzeniu katalogu można go przeglądać i ustalać priorytety dla każdej jednostki biznesowej.
Większość portfeli aplikacji jest zarządzana przez menedżerów programów informatycznych (IT). Menedżerowie ci odpowiadają za codzienne wsparcie i działanie wszystkich aplikacji w ramach określonego portfela. Dyrektor zarządzający portfelem aplikacji to osoba, która jest ekspertem w zarządzaniu dużymi programami o konkurencyjnych priorytetach.
Menedżer portfela odpowiada za wszystkie aspekty IT dla określonej jednostki biznesowej. Zazwyczaj zarządza pracownikami, umowami i relacjami z klientami. Proces zarządzania portfelem aplikacji to trudne zadanie, które wymaga doskonałych umiejętności zarządzania projektami. Większość menedżerów programu posiada certyfikaty w zakresie umiejętności zarządzania projektami.
Efektywne zarządzanie portfelem aplikacji wymaga zrozumienia kosztów operacyjnych i kosztów rozszerzeń aplikacji. Koszty te obejmują centra wsparcia, sieci i urządzenia sprzętowe. Koszty technologii informatycznych stale rosną wraz z dodawaniem nowych aplikacji do portfela operacji.
Większość strategii zarządzania portfelem obejmuje przeglądy zwrotu z inwestycji dla proponowanych inicjatyw IT. W przypadku każdej nowej inwestycji informatycznej zazwyczaj wymagane jest uzasadnienie biznesowe. Ten przypadek biznesowy określa potrzebę biznesową, oczekiwaną wartość i zwrot z inwestycji dla aplikacji. Dokument ten jest później przeglądany w portfelu w celu ustalenia, czy nowa aplikacja jest naprawdę potrzebna.
Zarządzanie portfelem aplikacji to zdyscyplinowane podejście do zarządzania oprogramowaniem firmy. Technika ta dostarcza istotnych informacji o kosztach, produktywności i ogólnej wydajności firmy. Bez zarządzania portfelem koszty operacyjne mogą szybko wymknąć się spod kontroli.