Zarządzanie prywatnością definiuje się jako system ochrony osobistych lub zastrzeżonych informacji i danych przed nieautoryzowanymi widzami. W przypadku wielu firm, które zarządzają dużymi ilościami informacji o klientach, zwłaszcza tych z branży finansowej, zarządzanie prywatnością ma kluczowe znaczenie dla ochrony tożsamości i danych osobowych wielu konsumentów. Zarządzanie prywatnością na poziomie korporacyjnym jest zazwyczaj obsługiwane przez zespół ds. bezpieczeństwa sieci lub dostawcę zabezpieczeń, który monitoruje komunikację i serwery, aby zapewnić bezpieczeństwo tych informacji.
Proces ochrony danych osobowych rozpoczyna się na poziomie konsumenta. Ludzie powinni zachować ostrożność, podając jakiekolwiek dane osobowe podczas przeprowadzania transakcji biznesowych lub finansowych za pośrednictwem dowolnej formy komunikacji, która wiąże się z przechowywaniem tych informacji, czy to w formie papierowej, czy cyfrowej. Wysyłanie danych osobowych pocztą elektroniczną, wypełnianie formularzy online, a nawet korzystanie z systemu pocztowego może narazić informacje na przechwycenie przez przestępców i inne nieuprawnione osoby.
Podczas korzystania z Internetu ważne jest, aby zarówno konsumenci, jak i firmy korzystali z bezpiecznej sieci do przesyłania informacji online. Firma może zawrzeć umowę z dostawcą zabezpieczeń, aby skonfigurować strony internetowe i formularze, które są chronione przy użyciu najnowszych środków bezpieczeństwa i szyfrowania. Ogranicza to możliwość kradzieży danych osobowych w Internecie.
Ochrona prywatności odgrywa jeszcze większą rolę, jeśli chodzi o przetwarzanie informacji przez agencje rządowe i finansowe. Dane obsługiwane przez instytucje rządowe lub bankowe są automatycznie celem złodziei internetowych. Należy wprowadzić środki w celu zachowania integralności danych, jednocześnie chroniąc je za wszelką cenę przed intruzami.
Dla właścicieli firm przestrzeganie zasad i przepisów dotyczących zarządzania prywatnością jest ogólnym wymogiem prowadzenia działalności. Brak ochrony danych osobowych i finansowych przekazywanych przez klientów podczas transakcji biznesowych może mieć poważne konsekwencje. W przypadku utraty danych lub nielegalnego dostępu do danych firmy, które nie posiadają polityki zarządzania prywatnością, mogą zostać ukarane poważnymi grzywnami i ponoszą odpowiedzialność prawną za szkody spowodowane w wyniku tego naruszenia.
Istnieje wiele systemów i aplikacji do zarządzania prywatnością, które zaspokajają potrzeby firm. W zależności od rodzaju informacji i procesu przesyłania można uzyskać oprogramowanie do zarządzania prywatnością i wsparcie sprzętowe, aby chronić wszystkie informacje przed oczami z zewnątrz. Sprytne podejście do prywatności w Internecie i cyfrowej, a także zachęcanie do bezpieczeństwa w miejscu pracy na wszystkich poziomach powinno być na pierwszym planie każdej strategii biznesowej.