Zarządzanie zapasami opisuje kroki i procesy stosowane przez firmę w celu utrzymania materiałów do sprzedaży. W większości przypadków zarządzanie zapasami opisuje sklepy detaliczne, ale termin ten może odnosić się do dowolnego etapu łańcucha dostaw, na którym towary wchodzą i wychodzą z firmy. Procesy te regulują każdy aspekt obsługi zapasów, od pierwszego zamówienia do końcowej sprzedaży. W małej firmie proces ten składa się zwykle z kilku etapów, ale duże sieci handlowe mogą mieć kilka różnych hubów od początku do końca.
Najbardziej złożona forma zarządzania zapasami występuje prawdopodobnie w środowisku sieci detalicznej, takiej jak ogólnokrajowy dom towarowy. W takim sklepie często kilka różnych lokalizacji walczy o określoną ilość towarów. Ponadto istnieje wiele przystanków na towar między pierwszym zamówieniem a ostateczną sprzedażą.
Proces zarządzania zapasami dla jednej z tych dużych sieci handlowych często przebiega według tych samych kroków, niezależnie od zamówionego produktu. Na początek konkretny sklep zauważy, że potrzebuje produktu. Sklep skontaktuje się z centralą i poprosi o przesłanie do niej produktu. Centrala odbierze wszystkie potrzebne zakupy i wyśle jedno duże zamówienie do dostawcy.
W tym momencie zarządzanie zapasami faktycznie zatrzymuje się na kilka kroków, ponieważ dostawca zajmuje się zamówieniem. Gdy zamówienie jest gotowe, system zarządzania zostaje przywrócony. Przesyłka trafia do magazynu centralnego, gdzie gromadzone są wszystkie zamówienia. Duża przesyłka jest dzielona na mniejsze kawałki i wysyłana do poszczególnych lokalizacji. Gdy oryginalny sklep otrzyma przedmiot, zaoferuje go do sprzedaży swoim konsumentom.
Mniejsze lub mniej złożone firmy stosują ten sam podstawowy proces, ale wiele poszczególnych kroków jest znacznie uproszczonych. Na przykład mniejszy sklep prawdopodobnie pominąłby etap magazynu na rzecz magazynu na miejscu. Nawet przy uproszczonym kroku idea jest nadal taka sama; towar jest przechowywany do czasu, gdy jest specjalnie potrzebny.
Większość zarządzania zapasami wykorzystuje zapasy Just-In-Time, które skupiają się na utrzymywaniu przechowywanych zapasów na jak najniższym poziomie. Kiedy składane jest nowe zamówienie, data dostawy powinna być dokładnie taka, kiedy obecne zapasy się wyczerpią. Na przykład, jeśli sklep sprzedaje jeden przedmiot każdego dnia, idealny czas na przybycie nowej przesyłki to dzień, w którym zostanie sprzedany ostatni przedmiot. W ten sposób nowa przesyłka jest umieszczana bezpośrednio na półce, a nie w magazynie. Korzystając z tego pomysłu, sklep zmniejsza koszty ogólne, ponieważ ma niewiele rzeczy, które nie są bezpośrednio na sprzedaż.