Technologia informacyjna jest zazwyczaj kosztownym przedsięwzięciem, które wymaga starannego planowania i analizy. Firmy wykorzystują tę automatyzację jako metodę poprawy produktywności i zysków. Zarządzanie zmianą technologii to proces planowania inwestycji IT. Zazwyczaj obejmuje to szczegółowy przegląd kosztów, korzyści i wpływu szkoleń na nową automatyzację dla firmy.
Analiza kosztów i korzyści określa prawdziwą wartość nowej inwestycji dla firmy. Analiza ta jest często wykorzystywana jako część procesu zarządzania zmianą technologii. Analiza kosztów i korzyści może być przeglądana przez kierownictwo w celu ustalenia, czy należy podjąć inwestycję IT. Nowe procesy generujące wysoką produktywność i sprzedaż przy niższych kosztach zapewniają najlepszą wartość dla firmy.
Większość inwestycji w technologię potrzebuje kilku lat, aby zwrócić wartość organizacji. Ten przedział czasowy jest znany jako obliczanie zwrotu z inwestycji (ROI). Zarządzanie zmianą technologii wykorzystuje algorytmy zwrotu z inwestycji w celu określenia korzyści płynących z nowej technologii. Firma zazwyczaj szuka zwrotu z inwestycji poniżej trzech lat.
Gdy firma wdraża do swojej działalności nowe oprogramowanie, zmiana ta zazwyczaj będzie miała długotrwałe skutki kosztowe. Obejmuje to utrzymanie sprzętu, licencjonowanie i koszty wsparcia, które mogą trwać wiele lat po początkowej inwestycji. Zarządzanie zmianą technologii uwzględnia ten koszt w ramach algorytmu zwanego całkowitym kosztem posiadania.
Odświeżenie techniczne to wymiana firmowych komputerów i innych urządzeń. Ta aktualizacja sprzętu i oprogramowania jest zwykle przeprowadzana co pięć lat. Zarządzanie zmianą technologii to formalny proces, który śledzi potrzeby i koszty związane z próbami modernizacji technicznej. Obejmuje to telefony komórkowe, laptopy, komputery i oprogramowanie.
Wiele firm jest zmuszonych do uaktualniania aplikacji, ponieważ oprogramowanie nie jest już obsługiwane przez dostawcę. Jest to powszechny problem, ponieważ całe oprogramowanie ma wbudowane przestarzałe. Gdy produkt przestaje być obsługiwany, firma jest zmuszona do uaktualnienia. To trudna decyzja dla firmy, która wymaga skutecznych technik zarządzania zmianą technologii.
Dodanie nowej technologii może mieć duży wpływ na produktywność i wydajność personelu w całej firmie. Skuteczne zarządzanie zmianą wymaga szczegółowego przeglądu bieżących procesów biznesowych, strategii szkolenia użytkowników i podejść do zarządzania zmianą. Kiedy nowa technologia jest wprowadzana w formalny, strategiczny sposób, jest bardziej prawdopodobne, że zostanie przyjęta przez organizację.