Efektywne zarządzanie zmianą to proces, z którego korzystają firmy, aby skutecznie wprowadzać zmiany w działalności firmy poprzez zwiększanie komunikacji, zaangażowania i akceptacji pracowników. Strategie zarządzania zmianą mogą być stosowane w celu reagowania na zmiany w zachowaniach konsumentów, dostępność zasobów ekonomicznych lub liczbę konkurentów w środowisku biznesowym. Skuteczne zarządzanie zmianą może być również pomocne w reagowaniu na zmianę cyklu życia wytwarzanych przez firmę towarów lub usług oraz zmiany stabilności finansowej firmy.
Skuteczne zarządzanie zmianą zazwyczaj wiąże się ze zmianą osobistego zaangażowania menedżerów i pracowników firmy w operacje biznesowe. Zmiana ich postaw i zachowań w pracy może pomóc w zapewnieniu firmom odpowiedniej kultury organizacyjnej do podejmowania projektów zarządzania zmianą. Styl przywództwa, komunikacja, etyka i właściwe podejście do sytuacji związanych z zarządzaniem to tylko niektóre ze skutecznych zasad zarządzania zmianą, które firmy mogą potrzebować wpajać swoim pracownikom. Zasady te mogą być rozwijane u menedżerów lub pracowników firmy poprzez formalne zajęcia edukacyjne, seminaria biznesowe lub nieformalne metody szkoleniowe prowadzone przez firmę. Firmy mogą również zatrudniać zewnętrznego agenta zmiany odpowiedzialnego za obsługę głównego procesu zarządzania zmianą w firmie.
Menedżerowie mogą podchodzić do skutecznej strategii zmiany z pozycji proaktywnej lub reaktywnej. Proaktywne zarządzanie zmianą wymaga od menedżerów aktywnego przeglądu bieżących scenariuszy rynkowych i otoczenia biznesowego w celu określenia, jakie zmiany mogą wystąpić w bliskiej lub długoterminowej przyszłości. Gdy menedżerowie przeglądają te informacje, mogą zdecydować się na opracowanie strategii biznesowych w celu poprawy lub ulepszenia operacji biznesowych w celu reagowania na te zmiany, gdy już się pojawią. Menedżerowie mogą również dokonać przeglądu aktualnych przepisów rządowych lub prawa podatkowego w celu ustalenia, czy w tych zasadach zostaną wprowadzone jakieś nowe zmiany.
Reaktywne zarządzanie zmianą to filozofia stosowana przez firmy, gdy ustanawiają one strategie zmiany działalności biznesowej po dużych zmianach lub zmianach zachodzących na rynku gospodarczym. Jednak reaktywne zarządzanie zmianą może nie prowadzić do efektywnych wyników zarządzania zmianą. Reaktywne strategie biznesowe mogą być niebezpieczną filozofią zarządzania, z której mogą korzystać firmy podczas prowadzenia działalności. Dopuszczenie zbyt wielu zmian na rynku ekonomicznym, zanim firma dostosuje swój model biznesowy lub strategię, może pozwolić konkurentom na zwiększenie udziału w rynku i odebranie działalności firmom, które nie mogą szybko reagować na zmiany na rynku. Skuteczne zarządzanie zmianą umożliwia firmom planowanie z wyprzedzeniem, aby uniknąć takich reaktywnych problemów związanych ze zmianą.