Dane źródłowe to termin używany do opisania pochodzenia informacji używanych do tworzenia danych elektronicznych. Dane tego typu tworzy się zwykle na dwa sposoby. Jednym ze sposobów jest skanowanie dokumentów papierowych i tworzenie plików elektronicznych z tych kopii. Innym podejściem jest odczytywanie informacji na papierze i wprowadzanie danych w formacie elektronicznym za pomocą klawiatury i oprogramowania do przetwarzania danych. Pozwala to na umieszczenie danych źródłowych w pamięci, a towarzyszące dane elektroniczne można wykorzystać w dowolnym momencie i zgodnie z potrzebami, bez konieczności ciągłego pobierania oryginalnego dokumentu źródłowego.
Skanowanie danych źródłowych jest powszechnym podejściem do zachowywania cennych dokumentów w formie papierowej, które mogą być zagrożone zniszczeniem. Proces skanowania skutecznie umożliwia stworzenie elektronicznego obrazu oryginalnego dokumentu. Jest to szczególnie przydatne w przypadku danych źródłowych, takich jak dokumenty historyczne, takie jak umowy biznesowe, sprawozdania ze spisu ludności, akty prawne i inne rodzaje zapisów. Korzystając z kopii elektronicznych można odnieść się i wykorzystać informacje zawarte w dokumentach bez narażania oryginałów na dodatkowe zużycie.
Istnieje kilka przykładów skanerów, które nie tylko tworzą elektroniczny obraz danych źródłowych. Jednym z przykładów jest skaner zaprogramowany do przetwarzania informacji znajdujących się na wizytówce. Zamiast tworzyć elektroniczne faksymile karty, skaner faktycznie odczytuje informacje i łączy je z określonymi polami, takimi jak imię i nazwisko, adres, numery telefonu i faksu oraz adresy e-mail. Informacje uzyskane z danych źródłowych są następnie umieszczane w bazie danych, która jest kompatybilna z oprogramowaniem skanera, co pozwala zaoszczędzić dużo czasu na wprowadzaniu danych i tworzeniu list mailingowych.
Często dane źródłowe zawierają informacje używane w różnych zadaniach wprowadzania danych. W tej aplikacji nie ma próby użycia oprogramowania skanującego do tworzenia obrazów lub wyodrębniania danych ze źródła. Zamiast tego osoby czytają dane źródłowe znalezione w dokumentach papierowych i wpisują informacje do pewnego rodzaju bazy danych. Tworzy to komputerowe przechowywanie danych, które są poparte danymi źródłowymi w formie papierowej, i zapewnia możliwość edytowania lub udostępniania informacji elektronicznych innym osobom bez konieczności udostępniania dokumentu źródłowego. Informacje można również w razie potrzeby połączyć w całości lub w części z danymi z dodatkowych źródeł, dzięki czemu dokument źródłowy pozostanie nienaruszony i zachowany w oryginalnej formie.