„Rachunki przekraczające koszty” to termin używany w rachunkowości finansowej w odniesieniu do sytuacji, w których kwota zafakturowana na klienta przekracza faktycznie osiągnięte przychody. Do czasu uzyskania tych przychodów są one księgowane jako zobowiązania w księgach rachunkowych spółki. Ten rodzaj sytuacji zawyżonych rachunków zwykle występuje w branżach, w których powszechne jest rozliczanie usług z góry, np. w budownictwie.
Jednym z najczęstszych przykładów użycia tego terminu jest proces rozliczeniowy stosowany przez wielu wykonawców. W tym scenariuszu nie jest niczym niezwykłym, że wykonawca z góry wystawia klientom rachunki za pracę, która została zakontraktowana, ale jeszcze nie została wykonana. Rozumie się, że praca zostanie ukończona w rozsądnym terminie. W międzyczasie zafakturowane należności będą większe niż faktycznie uzyskane przychody i będą ujmowane jako zobowiązanie w dokumentacji finansowej wykonawcy. Wraz z zakończeniem pracy i uznaniem przychodów za osiągnięty, kwota ta maleje, aż do momentu, gdy kwota ta nie jest już zaliczana do zobowiązań.
Dostawcy czasami wykorzystują rachunki przekraczające koszty jako środek kontroli wydatków i unikania konieczności korzystania z kredytu lub zaciągania pożyczek w celu opłacenia z góry potrzebnych materiałów. Dzięki zabezpieczeniu niektórych zaliczek od klientów, fundusze te mogą być wykorzystane na pokrycie wszystkich kosztów związanych z pracą, ponieważ gotówka jest dostępna na opłacenie robocizny, materiałów lub innego zadania związanego z wykonaniem pracy. Gdy projekt jest właściwie zarządzany, oznacza to, że po zakończeniu projektu nie ma żadnych utrzymujących się kosztów do uregulowania, a dostawca ma pod ręką wszelkie zyski, które są generowane ponad i poza kosztami pracy.
Chociaż ta praktyka jest akceptowana w wielu branżach, takie podejście stwarza potrzebę ostrożnego zarządzania rozliczeniami związanymi z każdym klientem w sposób, który nie byłby konieczny, gdyby rozliczenie miało miejsce w czasie, gdy pieniądze zostały faktycznie zarobione. Należy zachować ostrożność, aby śledzić postęp prac lub świadczenia usług, aby odpowiedzialność została dokładnie zmniejszona. Ponadto, jeśli usługodawca prowadzi jednocześnie kilka różnych projektów, musi unikać wykorzystywania środków ponoszonych jako zobowiązanie do zakupu materiałów do jednego miejsca pracy, podczas gdy w rzeczywistości przychód jest związany z innym miejscem pracy. Niezastosowanie się do tego może szybko stworzyć fałszywy obraz tego, jaka praca została i nie została rozliczona z danym zadaniem, stwarzając problemy zarówno dla klienta, jak i dostawcy.