Usługi zarządzane to termin używany do opisania różnych typów zadań biznesowych, które mogą być zlecane różnym dostawcom, co pozwala firmie przekierować pieniądze i zasoby, które normalnie byłyby używane do zarządzania tymi samymi zadaniami w firmie, do innych celów. W najlepszych warunkach usługi zarządzane pomagają firmom zwiększyć rentowność, a jednocześnie skutecznie zarządzać podstawowymi zadaniami. Istnieją trzy główne obszary, w których usługi zarządzane mogą być szczególnie pomocne: finanse, technologia i obsługa klienta.
Outsourcing zadań finansowych jest jednym z najczęstszych przykładów usług zarządzanych. W tym scenariuszu klient zawiera umowę z usługodawcą na przejęcie zadań takich jak zarządzanie listą płac firmy, przygotowywanie i wysyłanie faktur, a nawet przetwarzanie płatności. Dzięki temu firma może zarządzać swoimi sprawami finansowymi przy mniejszej liczbie pracowników, oszczędzając dużo pieniędzy w postaci wynagrodzeń i świadczeń. Jednocześnie płace i inne usługi są na bieżąco ze zmianami w przepisach rządowych, które mogą mieć wpływ na rozliczenia podatkowe firmy, minimalizując potencjalne problemy księgowe, które prowadzą do kontroli i ewentualnie kar.
Outsourcing technologiczny to coraz popularniejsza forma usług zarządzanych. Małe firmy mogą zawrzeć umowę z niezależnymi usługami w celu utrzymania sieci wewnętrznych poprzez rozwiązywanie problemów z serwerami i stacjami roboczymi, lokalizowanie i wdrażanie nowego sprzętu i oprogramowania do sieci oraz ogólnie monitorowanie i zarządzanie wszystkimi działaniami mającymi miejsce w sieciach klienta. Wielu dostawców zarządza rutynowymi zadaniami w zamian za miesięczną opłatę, jednocześnie wykonując inne zadania, takie jak migracja sieci, za dodatkową opłatą.
Obsługa klienta to kolejny przykład wsparcia usług zarządzanych, które firmy mogą wykorzystywać jako sposób ograniczania liczby pracowników, ale nadal reagując na potrzeby klientów. Podejście to obejmuje outsourcing komponentu obsługi klienta w firmie, zapewniając klientom kontakty, które mogą odpowiadać na pytania dotyczące problemów i wątpliwości związanych z usługą. Usługodawcy oferujący rozwiązania w zakresie obsługi klienta udzielają również pomocy w uzyskaniu wsparcia technicznego, otrzymywaniu informacji o niektórych produktach oferowanych przez firmę, zakładaniu nowego konta czy dokonywaniu zmian w rachunku bieżącym.
Chociaż możliwość zaoszczędzenia dużej ilości pieniędzy jest nieodłącznym elementem korzystania z usług zarządzanych, wybór niewłaściwych dostawców może poważnie sparaliżować postęp firmy. Na przykład dostawca pomocy technicznej, który nie odpowiada, gdy systemy przestają działać, może negatywnie wpłynąć na zdolność otrzymywania i przetwarzania zamówień lub zarządzania zadaniami wewnętrznymi, które ostatecznie kosztują firmę dużo czasu i pieniędzy. W podobny sposób nieefektywny dostawca usług dla klientów może zniszczyć relacje z istniejącymi klientami do tego stopnia, że relacje te zostaną zerwane i nie będzie można ich naprawić.