Wydatki kapitałowe obejmują proces, w którym firma wykorzystuje rezerwy gotówkowe lub inne zlikwidowane aktywa do zakupu sprzętu, którego żywotność przekracza jeden rok. Często obejmuje to budynki, grunty, ciężkie maszyny i pojazdy. Jest to forma wydatków biznesowych, która jest wyraźnie widoczna w księgach finansowych od codziennych wydatków, takich jak płace i inwestycje w zapasy. Ponieważ wartość dóbr kapitałowych pogarsza się w czasie, amortyzacja ta jest również odnotowywana w rachunkowości finansowej w celu dokładnego określenia wartości aktywów netto firmy poprzez zapisy amortyzacji kapitału.
W rachunkowości biznesowej wszystkie wydatki kapitałowe są tradycyjnie początkowo wymieniane jako forma inwestycji w rachunku przepływów pieniężnych. Ponieważ sprzęt pogarsza się z biegiem lat, jego obniżona wartość jest uważana za koszt prowadzenia działalności i jest rejestrowana w rocznym lub kwartalnym rachunku zysków i strat firmy w ramach amortyzacji kapitału. Ta stopa amortyzacji kapitału jest obliczana na różne sposoby i może się znacznie różnić w zależności od kraju i branży. Amortyzacja często opiera się na wartości godziwej aktywów kapitałowych w danym momencie jako składnika całej wartości netto firmy lub na ich użyteczności w pełnieniu produktywnej roli w sprawach firmy. Wydatki kapitałowe na badania i rozwój często należą do szczególnego przypadku amortyzacji, ponieważ takie aktywa zwykle przynoszą firmie niewielką natychmiastową wartość dochodu.
Zapisy zobowiązań biznesowych w rachunkowości często obejmują wydatki kapitałowe, ponieważ są to przede wszystkim wydatki, a nie aktywa. Jednak nie wszystkie zakupy pod względem nakładów kapitałowych dotyczą bezpośredniego nabycia nowego sprzętu lub gruntów. Niektóre wydatki są dokonywane w celu poprawy jakości już istniejących środków trwałych, na przykład poprzez modernizację ich za pomocą systemów robotyki lub innych ulepszonych technologii lub przeprowadzanie szeroko zakrojonych konserwacji i napraw w celu wydłużenia okresu użytkowania środków trwałych.
Główną motywacją związaną z wydatkami kapitałowymi jest to, że z czasem zwiększą one wynik finansowy firmy lub jej poziom zysku. Może to nastąpić dzięki zwiększonej wydajności pracy, zdolności do zdobycia większego udziału w rynku poprzez większe serie lub prześcignięcia konkurencji poprzez wytwarzanie lepszych produktów. Zakupy kapitałowe mają tę wadę w większości nowoczesnych standardów rachunkowości, że nie można ich odliczyć jako wydatek do celów podatkowych w pierwszym roku ich zakupu. Takie jest znaczenie terminu „skapitalizowane”, w którym wydatki kapitałowe są postrzegane jako wydatki inwestycyjne w pierwszym roku, a jako wydatki dochodowe we wszystkich kolejnych latach.