Wydatki na wynagrodzenia to koszty poniesione przez przedsiębiorstwo przy zatrudnianiu pracowników, w tym odszkodowania wypłacane pracownikom, powiększone o wszystkie podatki i inne koszty zatrudnienia, za które odpowiada pracodawca. W Stanach Zjednoczonych na wydatki te składają się na ogół zarobki brutto pracownika plus udział pracodawcy w podatkach Medicare i FICA (ubezpieczeń społecznych), inne ustawowe podatki federalne lub stanowe oraz koszty wszelkich innych świadczeń dodatkowych udzielanych w związku z zatrudnieniem w przedsiębiorstwo.
Koszty płac i listy płac nie są więc takie same. Lista płac pracodawcy to kwota brutto wynagrodzenia wypłaconego wszystkim pracownikom, ale wydatki na wynagrodzenia w Stanach Zjednoczonych są na ogół o co najmniej 10% – 15% wyższe ze względu na uwzględnienie podatków od wynagrodzeń i innych ustawowych świadczeń dodatkowych, takich jak ubezpieczenie na wypadek bezrobocia i ubezpieczenie rentowe. Progi ustawowe są liczone jako wydatki na wynagrodzenia tylko wtedy, gdy są opłacane przez pracodawcę i nie są odliczane od wynagrodzenia pracownika.
Świadczenia dodatkowe, takie jak składki na ubezpieczenie zdrowotne i na życie, są właściwie uważane za część kosztów wynagrodzeń, ponieważ są zapewniane wyłącznie jako funkcja zatrudnienia. Sprzęt niezbędny do wykonania pracy nie jest jednak uważany za tego typu wydatek, ponieważ jest niezbędnym elementem wykonywania pracy. Na przykład mechanik do wykonywania swojej pracy potrzebuje narzędzi i sprzętu bezpieczeństwa, ale nie ubezpieczenia zdrowotnego lub na życie. Świadczenia dodatkowe, takie jak ubezpieczenie zdrowotne lub na życie lub zwrot czesnego, są zazwyczaj zapewniane przez wielu pracodawców wszystkim pracownikom pełnoetatowym w ramach całkowitego pakietu wynagrodzeń, a koszt takich zachęt dla pracodawcy jest odpowiednio klasyfikowany jako koszt wynagrodzeń.
Wydatki te są zwykle jedną z największych kategorii wydatków, jakie poniesie przedsiębiorstwo, co sprawia, że konieczne jest ich odpowiednie zaklasyfikowanie, tak aby pracodawca zawsze miał dokładne wyobrażenie o rzeczywistych kosztach zatrudnienia ludzi. Grupowanie tych wydatków razem w bilansie daje również kierownictwu dokładne wyobrażenie o tym, jaki procent wydatków przedsiębiorstwa jest związany z zatrudnieniem i jak wpływa to na rentowność.
Wydatki na wynagrodzenia, które zostały poniesione, ale jeszcze nie zostały opłacone, są nazywane naliczonymi kosztami wynagrodzeń i są zgłaszane jako zobowiązanie. Istnieją dwa główne elementy tej figury. Pierwszy to płatny urlop, który pracownicy zgromadzili, ale jeszcze nie wykorzystali, co jest obowiązkiem, który pracodawca musi spełnić w pewnym momencie w przyszłości. Drugi to kwota wynagrodzenia zarobionego, ale jeszcze niewypłaconego, na przykład gdy koniec okresu sprawozdawczego przypada w okresie rozliczeniowym lub wynagrodzenie za okres przypadający w okresie sprawozdawczym nie jest wypłacane do pewnego momentu później.