Zamówienia państwowe to proces, który jest wykorzystywany przez poszczególne stany do pozyskiwania potrzebnych im materiałów, personelu i sprzętu. Państwowy Urząd Zamówień może zająć się zakupami wszystkiego dla wszystkich organów państwowych, od potrzebujących ołówków urzędów państwowych po ekipy drogowe, które potrzebują buldożerów, lub może pozwolić poszczególnym urzędom państwowym zająć się własnymi potrzebami zakupowymi, nadzorując zaopatrzenie. polityki w całym stanie. Każdego dnia państwowe biuro zaopatrzenia może pozyskać wszystko, od farby do mostów po sprzęt medyczny dla szpitali państwowych.
Zaopatrzenie może być złożonym procesem. Urzędnicy ds. zamówień odpowiadają za zaspokojenie potrzeb, na które zwrócono uwagę biura zamówień. Pracownicy państwowi mogą składać do urzędu zamówienia z bardzo konkretnymi zapytaniami lub mogą skontaktować się z państwowym urzędem zamówień publicznych, aby uzyskać pomoc w ustaleniu, co zaspokoi ich potrzeby i znalezieniu najlepszej opcji. W przypadku przedmiotów ezoterycznych urząd zamówień publicznych może przeprowadzić szczegółowe badania w celu ustalenia najlepszego wyboru zakupu.
Oprócz pozyskiwania towarów i usług dla państwa poprzez zakup, wynajem lub handel państwowe biuro zamówień ustala również politykę. Na przykład urząd ds. zamówień może nakazać, aby agencje państwowe, które potrzebują sprzętu, najpierw przesłały wniosek innym agencjom, aby sprawdzić, czy agencje te używały i funkcjonującego sprzętu, który chciałyby sprzedać lub wymienić. Podobnie, państwowy urząd zamówień może wydać dyrektywę, że towary powinny być pozyskiwane od dostawców w państwie, jeśli to w ogóle możliwe, lub że zamówienia państwowe powinny również kłaść nacisk na odpowiedzialność za środowisko, wybierając produkty, które są przyjazne dla środowiska.
Kiedy państwowe biuro zamówień musi coś uzyskać, otwiera zapytanie ofertowe. Na przykład, jeśli ekipy drogowe potrzebują nowych pojazdów, państwowy urząd ds. zamówień wskazuje, że ma umowę na dostarczenie pojazdów drogowych, które są dostępne. Firmy, które produkują, leasingują lub sprzedają pojazdy, miałyby możliwość ubiegania się o możliwość dostarczenia pojazdów państwu, a biuro zamówień będzie dokonywało przeglądu ofert w celu dokonania najlepszego wyboru. Ponieważ kontrakty państwowe mogą być bardzo lukratywne, proces przetargowy może stać się dość konkurencyjny.
Zazwyczaj biuro ma siedzibę w stolicy stanu. Jest to wygodne dla urzędów państwowych również mających siedzibę w stolicy, gdyż ułatwia kontakt z urzędem zaopatrzenia. Oddziały mogą znajdować się w innych regionach stanu, wraz z magazynami zaopatrzenia.