Agencja rejestracyjna to firma reklamowa upoważniona umową do reprezentowania firmy w zakupach mediów i innych działaniach public relations. Reklamodawcy współpracują z tą agencją w negocjacjach z potencjalnymi miejscami docelowymi w odniesieniu do umieszczania reklam i innych działań. Świadczy również usługi doradcze dla swoich klientów, pomagając im w opracowaniu skutecznych i odpowiednich kampanii reklamowych dla danego rynku. Firmy mogą mieć wiele zarejestrowanych agencji do obsługi międzynarodowych potrzeb reklamowych.
Ważną rolą agencji ewidencji jest jako jedyny prawnie upoważniony podmiot do negocjowania i finalizowania umów reklamowych. Spotyka się z firmą klienta w celu omówienia kampanii i miejsca, w którym chce dystrybuować reklamę oraz poszukuje odpowiednich spotów reklamowych. Agencja negocjuje ceny i inne szczegóły umowy oraz występuje jako przedstawiciel prawny w celu podpisania umowy. Materiały reklamowe i płatności przechodzą przez tę agencję, która umieszcza je w odpowiedni sposób.
Firma ta może również świadczyć usługi doradcze. Firma, która chce zaistnieć na nowym rynku, może współpracować z agencją fonograficzną, aby zbadać możliwości reklamowe i opracować skuteczną kampanię. Konsultanci mogą omówić ton kampanii, najlepsze rodzaje reklam, najodpowiedniejsze miejsce docelowe i inne tematy. Firma chce umieszczać reklamy wydajnie i skutecznie i polega na agentach, którzy udzielają rzetelnych porad.
Firmy zawierają umowę z agencją, zazwyczaj zobowiązując się do określonego czasu lub kampanii reklamowej. Umowa może zostać zerwana w szczególnych okolicznościach, na przykład gdy agencja nie spełnia warunków lub angażuje się w działania, które mogą zaszkodzić klientowi. Wiele firm wybiera agencję i trzyma się jej przez dziesięciolecia, zmieniając się tylko w ramach radykalnej restrukturyzacji, jeśli okaże się, że agencja nie spełnia już potrzeb.
Informacje o agencji ewidencyjnej można znaleźć w dokumentacji związanej z firmą. Agencje reklamowe mogą również umieszczać swoich klientów na liście, z korzyścią dla potencjalnych miejsc reklamowych, które chcą się z nimi skontaktować w celu omówienia umieszczania reklam. W niektórych przypadkach agencja może stworzyć osobną stronę internetową, aby reprezentować daną firmę reklamodawcom. Witryny internetowe mogą również obsługiwać struktury zaplecza, takie jak wewnętrzne systemy pocztowe, przechowywanie materiałów promocyjnych, które poszczególne sklepy mogą pobierać i wykorzystywać, i tak dalej. Funkcje te nie są widoczne publicznie, ale mogą stanowić ważną część usług oferowanych przez agencję.