Cykl księgowy to seria kroków, które zawsze są przestrzegane w dobrej praktyce księgowej. Kroki obejmują cały proces od pierwszego zebrania danych o transakcjach do momentu zakończenia rozliczeń. Cykl księgowy odbywa się zatem raz w każdym okresie sprawozdawczym, który jest interwałem, w którym tworzone są rachunki. Długość okresu sprawozdawczego może wynosić od tygodnia dla dużej firmy do roku dla osoby samozatrudnionej z niewielką liczbą transakcji. Cykl księgowy dotyczy najbardziej bezpośrednio rachunkowości ręcznej, zwanej księgowością, chociaż ogólne zasady są objęte skomputeryzowanymi metodami rachunkowości.
Liczba kroków w cyklu rozliczeniowym zależy od tego, jak jest on rozbity. W tym wyjaśnieniu jest dziewięć kroków. Pierwszym krokiem jest zebranie danych do transakcji, takich jak rejestracja kasy w sklepie czy lista płac pracowników. Są one często przypisywane do kategorii określonych przez system księgowy firmy. Kategorie mogą obejmować na przykład różne sklepy lub różne rodzaje produktów.
Krok drugi to dziennikarstwo, które polega po prostu na dodaniu danych do bieżącego rekordu, zwykle znanego jako dziennik ogólny lub księga oryginalnego wpisu. Krok trzeci polega na zsumowaniu danych z całego okresu sprawozdawczego w tak zwanej księdze głównej. Krok czwarty to wytworzenie tak zwanego nieskorygowanego bilansu próbnego. Jest to po prostu sprawdzenie, czy suma wszystkich sald kredytowych, takich jak przychody i aktywa, jest równa sumie wszystkich sald debetowych, takich jak wydatki i zobowiązania. Jeżeli sumy nie są równe, jest to znak, że popełniono błąd w procesie i wymaga zidentyfikowania oraz poprawienia.
Krok piąty to zanotowanie wszelkich korekt na koniec okresu, które obejmują przychody lub wydatki, które zostały osiągnięte lub poniesione, ale jeszcze nie zostały zarejestrowane. Krok szósty to skorygowane saldo próbne, które powtarza proces z kroku czwartego, ale obejmuje korekty na koniec okresu. Ponownie salda kredytowe powinny być równe saldom debetowym.
Krok siódmy to przygotowanie sprawozdania finansowego z wykorzystaniem danych liczbowych, które zostały potwierdzone w kroku szóstym. Krok ósmy polega na dodaniu ogólnej wartości zysku lub straty do zarejestrowanych aktywów firmy, na przykład jako dodatek do jej salda gotówkowego. Oznacza to, że pieniądze z transakcji w okresie sprawozdawczym są w pełni „rozliczone” i nie pojawiają się w danych dotyczących transakcji w następnym okresie. Ten proces nazywa się zamykaniem kont. Krok dziewiąty polega na sprawdzeniu, czy zmiany dokonane w kroku ósmym są prawidłowe.