Dokument inteligentny to specyficzny rodzaj interaktywnego dokumentu elektronicznego. Różni się od standardowego dokumentu elektronicznego tym, że jest dynamiczny i może być spersonalizowany. Firmy, od firm marketingowych po komercyjne podmioty leasingowe, mogą skorzystać na włączeniu inteligentnych dokumentów do swoich operacji, ponieważ korzystanie z nich może zaoszczędzić czas i zasoby dzięki natychmiastowemu odzwierciedleniu określonych danych.
Formaty inteligentnych dokumentów obejmują Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, oprogramowanie Cardiff i XForms firmy W3C®. DocFire™, Exari i Intelledox również można uznać za część inteligentnego rozwiązania do obsługi dokumentów. Każde z tych programów można zaprogramować, aby pomóc w tworzeniu i używaniu inteligentnych dokumentów. Są one również oparte na XML, jeśli chodzi o używane dane.
Dokument inteligentny różni się zasadniczo od przeciętnego dokumentu elektronicznego. Podczas gdy o standardowym dokumencie elektronicznym można powiedzieć, że jest cyfrową wersją kartki papieru, dokument inteligentny jest interaktywny i może być dynamiczny. Interaktywne dokumenty elektroniczne pozwalają na wysoką personalizację dokumentów zarówno dla użytkownika, jak i osoby przeglądającej.
Spersonalizowane strony internetowe, prezentacje i formularze, które zmieniają się na życzenie użytkownika, można uznać za inteligentne dokumenty. Zwykle działają w połączeniu z Internetem i rodzajem oprogramowania serwerowego. Te rzeczy pomagają ożywić inteligentny dokument, zachować jego dynamikę i reagować na dane wejściowe.
Wniosków o inteligentny dokument jest wiele. Dokumenty te mogą pomóc firmom usprawnić ich działalność, pomóc w protokołach obsługi klienta i obniżyć koszty. Niektóre firmy, które polegają na ciągle zmieniających się danych, takie jak firmy marketingowe, również mogą stosować inteligentne dokumenty w swoich praktykach biznesowych. Na przykład firmy marketingowe, które używają inteligentnych dokumentów do automatycznego wypełniania materiałów marketingu bezpośredniego danymi osobowymi potencjalnych klientów, mają większą szansę na dotarcie do swoich rynków docelowych i zwiększenie współczynników konwersji. Mogą też ugruntować swoje marki, mieć lepszą retencję klientów i obniżyć koszty związane z marketingiem za pomocą inteligentnych dokumentów.
Przykładem praktycznego zastosowania inteligentnych dokumentów jest leasing komercyjny i kredyty. Branża ta opiera się na idei, że kilka podmiotów będzie pożyczać i dzierżawić w celach biznesowych i na określony czas, więc inteligentne dokumenty mogą pomóc podmiotom udzielającym pożyczki i leasingu. Inteligentne dokumenty mogą dostarczyć agentom kredytowym i leasingowym dokumenty, które zostały inteligentnie zaprogramowane, aby odzwierciedlać nazwę leasingobiorcy i inne dane osobowe. Może to zaoszczędzić czas i zasoby leasingodawcy podczas próby finalizacji transakcji.