Duże organizacje zazwyczaj używają grupy personelu jako sposobu na zdefiniowanie różnych typów pracowników. Rozwój tego terminu jest ściśle związany z wprowadzeniem systemów informacji o zasobach ludzkich (HRIS), które zrewolucjonizowały procesy biznesowe związane z zasobami ludzkimi w wielu firmach. Grupa personelu służy do zaspokojenia trzech potrzeb związanych z kierowaniem: stworzyć metodę identyfikacji pracowników, którzy mają wspólne określone funkcje, umożliwić łatwiejszą konserwację i testowanie oraz śledzić aktywność według grup.
Podczas definiowania grupy personelu najłatwiej to zrobić, przeglądając strukturę organizacyjną na wysokim poziomie. Grupy związkowe są łatwym miejscem do rozpoczęcia, ponieważ w ramach grupy związkowej wszyscy pracownicy będą mieli wspólne określone warunki zatrudnienia. Może to obejmować prawo do urlopu, zasady obliczania godzin nadliczbowych, składki związkowe i wymagania dotyczące stażu pracy.
Nomenklatura używana do definiowania grupy personelu jest różna i w zależności od zainstalowanego oprogramowania HR mogą występować ograniczenia liczby znaków. Zazwyczaj większość organizacji używa akronimu oznaczającego związek lub opis głównego stanowiska w celu zidentyfikowania grup personelu. Chociaż można użyć sekwencji liczb, może ona szybko stać się bardzo złożona dla personelu działu kadr, architektów danych i innych osób, które muszą manipulować danymi.
Po przypisaniu grupom związkowym unikalnej grupy personalnej kolejnym etapem jest zdefiniowanie grup dla pozostałych pracowników. W tym celu stosuje się różne metodologie, w zależności od złożoności organizacji. Przyjrzyj się różnym stanowiskom lub opisom stanowisk i zidentyfikuj podobieństwa, które dotyczą wielu pracowników. Te cechy wspólne powinny być elementami, dla których firma będzie potrzebować, aby móc tworzyć unikalne raporty. Kierownicy wiceprezesów i wyższych szczebli są często zgrupowani w jednej grupie personalnej.
Unikaj tworzenia grup personelu według lokalizacji lub podobnej struktury raportowania. Te cechy wspólne są już identyfikowane za pomocą adresu pocztowego, wskaźników lokalizacji oraz numerów stanowisk lub tytułu. Zamiast tego spójrz o jeden poziom wyżej, koncentrując się na podobnych uprawnieniach do planu świadczeń lub zadaniach związanych z pracą.
Grupy personalne powinny być zorganizowane w strukturę jak najbardziej naśladującą rzeczywistą strukturę organizacyjną. Powinny istnieć opcje umożliwiające uruchamianie raportów dla różnych oddziałów struktury organizacyjnej, łącząc w razie potrzeby wiele grup personelu. Raporty podsumowujące są zwykle zaprogramowane w taki sposób, aby wykorzystywały strukturę hierarchiczną w celu spełnienia tych potrzeb i mogą być wbudowane w ekrany wyboru raportów.
Ważna jest poprawna identyfikacja grup personelu, ponieważ wszelkie zmiany cech wspólnych grup można zmienić raz i zastosować do wszystkich pracowników w tej grupie. Na przykład, jeśli cały personel związkowy kwalifikuje się do rocznej podwyżki wynagrodzenia, wówczas zmianę tę można zastosować do określonej grupy personelu. To znacznie upraszcza wymagania dotyczące programowania, testowania i komunikacji.