Zapytanie ofertowe jest pisemnym zaproszeniem firmy nastawionej na zysk lub non-profit lub rządu do usługodawców i wykonawców, informującym ich, że nabywca przyjmuje oferty w interesach. Jest to dokument formalny, określający specyficzne wymagania dla projektu lub usługi, udostępniany potencjalnym uczestnikom przedsięwzięcia. Zapytanie ofertowe (RFP), jak wiadomo, przyciąga zainteresowane strony, które spełniają określone kryteria oceny, do ubiegania się o dane stanowisko.
Firmy lub rząd mogą z różnych powodów złożyć wniosek o propozycję. Zapytanie ofertowe może zostać wystawione przez zarządzającego funduszem emerytalnym, który decyduje, którego doradcę inwestycyjnego zatrudnić do zarządzania portfelem. Firma może wystawić zapytanie ofertowe, gdy szuka firmy konsultingowej, która doradzi jej podczas ważnego wydarzenia firmowego, takiego jak konsolidacja. Rząd może wydać RFP dla niektórych projektów, na przykład gdy przyjmuje oferty od niezależnych wykonawców z branży lotniczej i obronnej.
Zapytanie ofertowe powinno być bardzo szczegółowe, tak aby składały wnioski tylko zakwalifikowane strony, a formularz ma zwykle długość wielu stron. Przejrzystość w zapytaniu ofertowym jest niezbędna, aby cele zadania zostały jasno przekazane, a oczekiwania spełnione. Jeśli pewne aspekty dokumentu pozostają niejasne, dostawca ma prawo zażądać dodatkowych informacji. Zapytanie ofertowe jest okazją dla kupujących i dostawców do wzajemnego zapoznania się i upewnienia się, że obie strony przestrzegają tych samych kryteriów i terminów.
Często istnieje kilka etapów i warstw dokumentacji związanej z wysoce konkurencyjnym procesem składania wniosków. Pierwszym z tych etapów jest nagabywanie wstępne, w ramach którego liczba uczestników zostaje usprawniona. Po wstępnej selekcji rozpoczyna się proces oceny i przydziela się wiele komitetów do rozważenia krótkiej listy dostawców. Cena jest ważna w procesie oceny, choć nie jest to jedyne stosowane kryterium. Kupujący musi znaleźć dostawcę, który nie tylko mieści się w budżecie, ale także komplementuje strategie i cele kupującego.
W końcowej fazie list intencyjny i list z nagrodami są przekazywane zwycięzcy, a listy odrzucające są przekazywane pozostałym aplikantom. Kontrakt zostaje przyznany dostawcy, który najlepiej spełnia budżet i kryteria nabywcy. Wystawca zapytania ofertowego powinien wprowadzić daty i terminy kamieni milowych związane z każdym etapem projektu.