Proces MRP (planowanie zapotrzebowania na materiały) to system mający na celu usprawnienie kontroli zapasów i świadczenia usług zależnych od materiałów. Systemy MRP są najczęściej spotykane w dużych środowiskach produkcyjnych, ale są istotne dla wszelkich problemów, które opierają się na dostawach surowców i innych powiązanych elementów. Proces ten ma na celu zajęcie się trzema krytycznymi celami: dostępnością zapasów, obniżonym poziomem zapasów ryzyka i planowaniem przyszłościowym. W zależności od zakresu i złożoności branży, funkcje MRP mogą być oparte na oprogramowaniu lub wdrażane ręcznie.
Większość branż produkcyjnych i usługowych jest w dużym stopniu uzależniona od nieprzerwanych dostaw surowców, części zamiennych lub gotowych produktów, aby działać wydajnie. Nieprzewidziane opóźnienie w dostawie najmniejszego przedmiotu może zatrzymać produkcję lub świadczenie usług największego lub najmniejszego przedsiębiorstwa. Najbardziej podatne na te problemy są firmy, które opierają się na dużych zapasach materiałów o różnym pochodzeniu i wymagają ścisłej, dalekowzrocznej kontroli zapasów, aby im zapobiec. Proces MRP jest jednym z najskuteczniejszych sposobów sprawowania tego poziomu kontroli i jest zwykle skonstruowany tak, aby odpowiadać na trzy najważniejsze cele w każdym łańcuchu dostaw.
Utrzymanie stałych dostaw materiałów krytycznych, pierwszy cel, jest często trudne dla posiadaczy dużych zapasów. Odległe źródła dostaw mają swoje własne realia operacyjne i często nie można na nich polegać, jeśli chodzi o utrzymanie nieprzerwanych trendów dostaw. Proces MRP pozwala na to, wykorzystując historyczne dane dotyczące zużycia i dostaw do obliczania schematów zakupów w celu zapewnienia optymalnych poziomów zapasów. W ten sposób system wbudowuje bufory magazynowe, aby bezpiecznie dostosować się do nieoczekiwanych opóźnień w dostawach, jednocześnie ponosząc kary za minimalny poziom zapasów.
Drugą istotną funkcją spełnianą przez proces MRP jest redukcja ryzyka związanego z zapasami, co jest ściśle związane z dostępnością zapasów. Nadmierne stany magazynowe stanowią ogromne ryzyko dla firm pod względem ryzyka strat i szkód, zwiększonych obciążeń ubezpieczeniowych i niepotrzebnych wydatków. Często zbyt łatwo jest zakupić nadmierne ilości materiałów, aby pokryć problemy z niezawodnością dostaw, co rozwiązując krótkoterminowe problemy z dostawami, stwarza jednocześnie niedopuszczalne ryzyko poziomu zapasów. Skuteczny proces MRP może zminimalizować to ryzyko poprzez utrzymanie realistycznych, ale bezpiecznych poziomów zapasów.
Trzecią korzyścią z wdrożenia procesu MRP są funkcje planowania w przód i diagnostyki, które zwykle są możliwe w tych systemach. Proces ten pozwala operatorom na stworzenie przejrzystego historycznego rejestru trendów podaży i użytkowania, co może pomóc w długoterminowym planowaniu. Niektóre systemy mogą nawet sygnalizować operatorom zbliżające się sytuacje wymagające działań naprawczych. Przeciętny proces MRP jest sterowany programowo i najczęściej oparty na referencyjnych bazach danych. Systemy ręczne są jednak praktyczne w przypadku mniejszych przedsiębiorstw o mniejszych wymaganiach dotyczących zapasów.